Организация работы помощью справочных карточек. Контрольная работа: Информационно-справочные документы. Номенклатура дел, правила составления и применения
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По региону: стране; области; городу;
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
Организация (корреспондент/адресат);
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности?
2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?
3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?
4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.
5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?
6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?
7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?
Контроль за исполнением документов
Значение и виды контроля
Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме - секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».*
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
Информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
Внесение данных об исполнении документов;
Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
Форма отчета по контролю
Такая таблица является основой для итогового контроля.
Информационно-справочная работа по документам
Если регистрационная система охватывает весь массив документов учреждения, то, владея данными обо всех документах, служба делопроизводства или в небольшой фирме секретарь, ведущий все делопроизводственное обслуживание, могут быстро навести справку о состоянии работы с любым документом и о его местонахождении.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов организации велик, в которых регистрационные карточки расставляются в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений (если учреждение делится на отделы) или направления деятельности. Например, руководство, планирование, кадры, бухучет, продажи, закупки и т.д. Внутри таких разделов карточки удобно размещать по алфавиту товаров, изделий, корреспондентов и т.д. Количество картотек не ограничено, и их можно построить по любому имеющемуся в регистрационной карточке показателю. В зависимости от количества используемых картотек заполняется соответствующее число экземпляров регистрационных карточек. Кроме того, картотеки могут вестись как централизованно в службе делопроизводства, так и в отделах, что также требует дополнительных экземпляров карточек.
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного сроков хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива.
Сложность и трудоемкость ведения ручных картотек, связанная с возможностью построения конкретной картотеки по ограниченному количеству показателей, делали информационно-справочную работу слабым участком деятельности делопроизводственной службы.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов возможности информационно-справочного обслуживания изменились коренным образом.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
- по конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения;
- по теме (содержанию): как по конкретному документу, так и подборке группы документов;
- по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период;
- по региону: стране; области; городу.
Справку можно выдавать как по исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), так и по документам, еще находящимся в работе, а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и может быть распечатана регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и выводятся на печать в табличной форме.
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Контроль за исполнением документов
Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.
Контроль можно разделить на два вида:
- контроль по существу решения вопроса - осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
- контроль за сроками исполнения документов -- ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
- фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
- проверка доведения документа до исполнителя в срок;
- напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
- внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
- информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
- внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
- составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Сроки исполнения документов могут быть типовые и индивидуальные.
Типовые определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.
По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:
Такая таблица является основой для итогового контроля.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроко- вой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов , который ведется на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
Название подразделения
Или справку о документах за исполнителями, как общую: Отчет об общем количестве документов за исполнителями:
Название подразделения с 00.00.0000 по 00.00.0000
так и по конкретному исполнителю.
Пример формы справки о документах за исполнителями: Исполнитель: Михайловская Т.Л.
Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.
Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.
Контрольные вопросы
- 1. На чем основывается организация информационно-справочной работы по документам?
- 2. Каковы формы организации информационно-справочной работы?
- 3. Как строится традиционная справочная картотека?
- 4. В чем преимущества автоматизированной информационно-справочной системы?
- 5. По каким данным может выдаваться справка о документах?
- 6. Роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности.
- 7. Какие виды контроля вы знаете?
- 8. Как организуется контроль за сроками исполнения документов?
- 9. Как вы понимаете текущий контроль?
- 10. Как вы понимаете предупредительный контроль?
- 11. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?
- 12. Как строится сроковая картотека?
- 13. Каковы преимущества автоматизированной системы контроля за исполнением документов?
РЕФЕРАТ
по дисциплине
«Делопроизводство и корреспонденция
счетов»
на тему:«Информационно
– справочная работа»
2011
Содержание
1. Информационно
- справочные документы: акт, протокол,
докладная записка, объяснительная
записка, справка, письма, телеграмма....……………3
2 . Информационно-справочная
работа по документам…………………….… .8
3.Отличительные
особенности информационно- поисковой
работы в автоматизированных
системах……………………………………………..….. .10
Список
литературы…………………………………………………… ………………14
1
Информационно - справочные
документы: акт, протокол,
докладная записка,
объяснительная записка,
справка, письма, телеграмма
Большинство
документов, создаваемых учреждениями,
являются информационно - справочными.
Информационно
- справочные документы
–
это совокупность документов, содержащих
информацию о фактическом положении дел,
служащих основанием для принятия решений,
издания распорядительных документов.
Виды
информационно - справочных
документов:
- акт;
протокол;
докладная записка;
объяснительная записка;
справка;
письма;
телеграмма, телефонограмма.
Формуляр акта состоит из реквизитов : наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения;наименование вида документа;дата, номер;место издания;заголовок;текст; приложения;подписи (членов комиссии);гриф утверждения, согласования.
2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. .
Формуляр протокола состоит из реквизитов: наименование организации или ведомства (если есть);наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; дата заседания, номер (в течение календарного года); место составления (город); заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); текст вводной и основной части; подписи; гриф утверждения, согласования (если нужно).
3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:
- а) информационные;
- б) отчетные (по
результатам командировки и т.д.).
- внутренние;
внешние.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов: наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
4. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
5. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.
Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные.
Формуляр справки состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать.
6. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
7. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности;подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
8.Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов : наименование министерства или ведомства;название организации - отправителя;наименование вида документа;дата, номер;место составления;адресат;заголовок; текст;подпись;должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
9. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Виды служебных писем: письмо - просьба; письмо - предложение; письмо - претензия; письмо - запрос; письмо - извещение; информационное письмо; письмо - отказ; письмо - напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);адрес организации (почтовый, телеграфный);номер телефона, факса, телетайпа; номер счета в банке; дата, номер; ссылка на индекс и дату входящего документа;адресат;заголовок; текст;приложения;подпись; печать;фамилия и телефон исполнителя; гриф ограничения доступа.
10.Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются : указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.
2 Информационно-справочная работа по документам
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где,
в какой стадии работы находится любой
документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись:
- в традиционной
форме (в основном с помощью картотеки);
в автоматизированном режиме.
Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).
и т.д.................
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый - в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй - в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую - на исполненные. По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска. Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит. В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа - искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.
Регистрация документов закладывает основу для организации в
дальнейшем информационно - справочной работы по документам . Одна из
главных целей регистрации – создание банка данных о документах . На его
основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два
вопроса :
У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?
В каких документах можно найти информацию по конкретному
вопросу?
Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система
должна охватывать весь массив документов учреждения .
В момент регистрации надо составлять две карточки : одна помещается
в сроковую контрольную картотеку , другая в справочную . Это приходится
делать потому , что запрос о документе может поступить тогда , когда он еще
находится в работе , и быстро навести справку по сроковой картотеке не
58
удается . Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по
справочной картотеке . Следовательно , пока документ в работе , на него
имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках .
После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более
полная и имеющая все отметки о решении вопроса , затронутого в документе ,
переставляется в справочную картотеку , а аналогичная карточка из
справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при
создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по
другому поисковому признаку ( например , если основная картотека построена
по тематическому признаку , то в дополнительной карточки могут
располагаться по алфавиту корреспондентов ).
Любая справочная картотека состоит из РКК , для которых нужен ящик
или несколько ящиков , т . к . эти карточки будут накапливаться в течение года .
Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия
структурных подразделений или направление деятельности .
Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан . Она
картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные
документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.
Количество карточек в организации не ограничено.
Когда в организации используется смешанная форма работы с
документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В
оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.
Общий срок хранения карточек три года.
В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных
документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.
Современные СУБД позволяют наводить справки по любой
комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может
выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии
подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут
59
выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный
документ или группу документов.
Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем
можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по
конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.
Можно заказать и получить информацию по региону.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы
данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной
карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,
компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.
При ручном режиме работы еще более остро перед организацией
встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной
системы хранения документации.
Требования к такой системе:
