Унификация и стандартизация документов унифицированные системы документации. Понятия «унификация» и «стандартизация». Цели и задачи унификации документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Смотреть что такое "Унификация документов" в других

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации -- создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации -- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации -- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

· целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации

· формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.

Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.

Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.

В-третьих, стандартизация -- это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице -- формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.

Например, переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Применяемые унифицированные формы документов -- совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:

· Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

· межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;

· стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

· нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения

При унификации документации проводят следующие работы:

· устанавливают номенклатуру действующих форм;

· строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

· устанавливают общие синтаксические правила построения документа;

· устанавливают методы контроля исполнения документа.

Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).

В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и социальным вопросам, по торговле и др.

Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая -- с помощью технических средств, третья -- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.

Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.

Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.

Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

Унификация документов

"...Унификация документов - выбор рациональных структур построения систем документов, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации их построения. Объектами унификации в формах являются показатели, реквизиты показателей, форматы, расположения информации по полю документа..."

Источник:

"ПОЛОЖЕНИЕ О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (ЕСКК ТЭИ) БАНКА РОССИИ"

(утв. ЦБ РФ 19.07.2000 N 116-П)

Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .

Смотреть что такое "Унификация документов" в других словарях:

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,… …

Унификация (в технике) - Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и… …

унификация бухгалтерских документов - Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

УНИФИКАЦИЯ - (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд … Экономический словарь

Унификация - П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия. 2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Унификация - I Унификация (от Уни... и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров,… … Большая советская энциклопедия

УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ - согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА - согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой бухгалтерский словарь

Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.

Для чего нужна унификация документов

Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение - ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее - к автоматизированному.

Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе. Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема. Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.

Цели и задачи унификации

Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе.

Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации. и унификации документов заключаются в следующем:

1. Единая типизация форм.
2. Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
3. Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
4. Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.

Функции унифицированного документооборота

Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция. Среди них существуют общие (или типичные) - те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции. К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.

Что представляет собой система документов

Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:

• признакам возникновения;
• предназначению;
• отрасли;
• типу;
• требованиям к составлению.

Какими бывают документы в унифицированной системе

Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно. К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.

Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем - функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации. Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности. Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.

Основные этапы унификации и стандартизации

Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем.

Проведение своевременной унификации в документообороте торгового предприятия подразумевает:

1. В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
2. Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
3. Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.

До этого унификация и стандартизация проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.

Особенности создания стандартов

Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме. Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне. Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.

Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.

Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации

Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.

Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции. Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г., положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.

Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации

Унификация и стандартизация документов - стезя Госстандарта России. Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации. Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.

Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров. Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам. Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.

Основные унифицированные и стандартизированные системы в России

На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:

• структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
• система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
• унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
• сфера статистических документов;
• система документации, регулирующей вопросы труда;
• унифицированные документы для осуществления внешней торговли.

Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности. К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации.

В свою очередь, Росархив определяет шаблоны организационно-распорядительной документации. Эти же органы власти утверждают Их унификация и стандартизация подразумевает создание формуляров для применения в той или иной отрасли.

Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации

Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д. Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем. На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.

Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.

Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия.

ГОСТы, которыми регулируется применение унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, распространяются на:

• постановления;
• приказы и распоряжения;
• решения;
• протоколы;
• акты;
• письма.

Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:

• государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
• предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.

ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.

1. Признаки и структура документа

2. Унификация и стандартизация документов.

3. Унифицированные системы документации

1. Документ - это документированная на материальном носителе ин­формация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ явля­ется «сложным объектом, представляющим собой единство информа­ции и материального (вещественного) носителя» . Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят атрибутивность, функцио­нальность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зре­ния материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для переда­чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ник информации и как средство социальной документной коммуника­ции.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­щих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об­ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Охарактеризуем основные признаки документа.

1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа за­ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С нали­чием этой информации связаны определенные отношения или юри­дические последствия.

2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает дол­говременную сохранность документа, возможность многократного ис­пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ни. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и органи­зационной формы структуры представления, зафиксированной на ма­териальном носителе информации (внутренняя форма). Таким обра­зом, форму документа можно определить как совокупность содержа­тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­сителе.

3. Предназначенность для использования в социальной комму­никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например чер­новик, не может быть полноценным документом. Требование завер­шенности является относительным, так как существует ряд незавер­шенных сообщений, имеющих особое значение для научных иссле­дований.

Основные признаки документа, определяющие его родовое поня­тие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую класси­фикацию отдельных видов документов. При этом используются не толь­ко указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особен­ности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовле­ния; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единич­ный экземпляр официального документа» .

Дубликат документа ~ это «повторный экземпляр подлинника до­кумента, имеющий юридическую силу» .

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы» .

Под юридической силой документа понимается «свойство официаль­ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор- мления» . Юридическую силу копия приобретает только после ее заве­рения в соответствии с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и под­ложными.

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вы­явленные иным путем, подтверждают достоверность его происхожде­ния» .

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ:

подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа­ния);

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи­кация состава бланка).

По времени появления документов во внешней среде различают ори­гиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­той классификации документов.

2. Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация и стандартизация. Под унификацией пони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообра­зию .

Унификация документов производится в целях сокращения количе­ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­зации их форм, установления единообразных требований к оформле­нию документов, создаваемых при решении однотипных управленчес­ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной со­вместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятель­ности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распо­рядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не вся­кой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (сис­тему) документов, характерных только для данной функции. Совокуп­ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .

Системы документации могут быть функциональными и отрасле­выми. В отраслевых системах документации происходит документиро­вание соответствующих видов деятельности и отражение их специфи- ки. Например, в систему документов по образованию (общему, средне­му профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включе­ны документы, характеризующие особенности образовательной деятель­ности в зависимости от вида образовательной организации. Соотноше­ние функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организа­ции и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, ис­полнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фикси­руются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятель­ности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их под­разделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представ­ляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необхо­димо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­фицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов систе­мы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требова­ния к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уров­ня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соот­ветствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается де­ятельность по установлению правил и характеристик в целях их добро­вольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и по­вышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и инфор­мационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государ- ственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а так­же общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автомати­зированную обработку данных, содержащихся в унифицированных до­кументах и системах документации (в настоящее время в стране разра­ботано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы докумен­тации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «"О техни­ческом регулировании"» Государственный комитет Российской Феде­рации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномо­ченным исполнять функции национального органа Российской Феде­рации по стандартизации (Госстандарт России).

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы тех­нико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистра­ции. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно­моченные государственные органы управления в пределах их компетен­ции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) , так и на уни­фицированные системы документации.

3. Унифицированная система документации (УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности .

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­терской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ментации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­сийской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ яв­ляется ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации .

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа , например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

1. Назовите основные свойства документа.

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов :

1. ГОСТы - государственные стандарты.

2. ОСТы - отраслевые стандарты.

3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».