Нормативно-правовые документы, регламентирующие организацию работы с документами. Внутренние документы организации: основные характеристики Правовые документы регулирующие деятельность предприятия

Основными документами, регламентирующими предпринимательскую деятельность являются:

1. Конституция РФ от 12.12.93 (ред. от 25.07.2003.)

основной документ всего российского законодательства. Конституция закрепляет следующие основополагающие права и принципы предпринимательской деятельности:

свободное распоряжение своим трудом,

право частной собственности,

равенство всех форм собственности,

свобода экономической деятельности,

единство экономического пространства,

свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств,

общегражданские права человека.

2. Гражданский кодекс РФ (часть 1) от 30.11.94 №51-ФЗ (ред.29.07.2004);

определяет правовые аспекты взаимоотношений граждан, юридических лиц и других участников предпринимательской деятельности, организационно-правовые формы хозяйствования.

3. Гражданский кодекс РФ (часть 2) от 26.01.96 № 14-ФЗ (ред. от 23.12.2003);

определяет правовые аспекты коммерческого и финансового предпринимательства, договорных и подрядных отношений

4. Гражданский кодекс РФ (часть 3) от 26.11.2001 № 146 –ФЗ;

5. Налоговый кодекс РФ (часть 1) от 31.07.98 № 146-ФЗ (ред. от 22.07.2005 № 119-ФЗ);

6. Налоговый кодекс РФ (часть 2) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 22.07.2005 № 117-ФЗ);

регламентирует общие правила определения доходов и расходов участников предпринимательской деятельности, виды, ставки налогов, налоговую базу, порядок начисления налогов и др.

7. Федеральный закон «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ» от 14.06.95 № 88-ФЗ (ред. от 21.03.2002);

8. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 28.08.2001 № 129-ФЗ (ред. от 23.12.2003);

9. Федеральный закон «о несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ;

10. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 28.08.2001 № 128-ФЗ (ред. от 23.12.2003);

11. Трудовой кодекс РФ № - ФЗ от 21.12.2001

определяет правовые аспекты регулирования трудовых отношений: организация труда и управление трудом, рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, гарантии и компенсации.

12. Иные нормативные акты

Государственная регистрация – процедура легализации деятельности субъектов хозяйствования, при которой государственные органы проверяют соответствие самого юридического лица и его регистрационных документов требованиям действующего законодательства. Федеральными законами может устанавливаться специальный порядок регистрации отдельных видов юридических лиц.

Юридические лица действуют на основании учредительных документов: договора или устава в зависимости от организационно-правовой формы участника предпринимательской деятельности, либо договора и устава.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Учредительный договор - документ, в котором содержится следующая информация: наименование юридического лица; место его нахождения; порядок совместной деятельности по его созданию; размер долей участия каждого из учредителей; условия передачи имущества учредителей юридическому лицу; условия участия учредителей в деятельности юридического лица; условия и порядок распределения между участниками прибыли (убытков); условия управления деятельностью юридического лица; условия выхода учредителей (участников) из состава.

В уставе в обязательном порядке должны содержаться: сведения об организационно-правовой форме, наименование, место нахождения, размер уставного фонда, состав учредителей, вид и сфера деятельности, порядок распределения прибыли, порядок образования фондов, условия реорганизации и ликвидации.

На основе учредительного договора действуют хозяйственные товарищества.

На основе учредительного договора и устава действуют общества с ограниченной ответственностью и ассоциации.

На основе устава действуют акционерные общества, производственные кооперативы, унитарные предприятия, потребительские кооперативы, фонды.

Виды внутренних документов предприятия

Внутренние документы предприятия включают в себя три типа:

1. Организационные документы.
2. Служебные документы.
3. Распорядительные документы.

Внутренние документы предприятия

К внутренним документам предприятия не относятся учредительные документы. Последние регулируются 52 статьей Гражданского кодекса Российской Федерации.

– комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Обязательный перечень внутренних организационных документов для каждого предприятия:

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

Обычно положения формализуют совокупность организационных, трудовых отношений и управленческих функций по конкретным вопросам. Основной вид положения – нормативный документ по регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. В таком документе определяется статус, порядок создания, система управления, внутренняя структура, функции, компетенции, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Документ составляется в форме таблицы и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати. Визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров и утверждается руководителем, подпись заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Документ составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий правила для регулирования конкретных организационных, технических, финансовых, технологических операций на предприятии.

Инструкции служат для детализации, разъяснения и определение порядка выполнения тех или иных операций, функциональных обязанностей, либо регламентируют порядок действий в конкретных ситуациях. Инструкции составляют основу на предприятии.

В инструкции содержится четкое указание на вопросы, объекты или круг лиц, которых касается данная инструкция. Текст носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

За разработку и утверждение инструкции отвечает руководитель того подразделения, в котором она разработана. Ввод в действие осуществляется после согласования и утверждения руководителем организации.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностные инструкции применяются в сфере регулирования трудовых отношений и реализуют разделение труда между персоналом. Каждая должностная инструкция разрабатывается в отделе кадров, согласовывается с руководителем целевого подразделения, юридической службой и утверждается директором предприятия.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Договор может быть заключен в письменной форме и с помощью дистанционных каналов с электронной цифровой подписью. Содержание включает:

• наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах);
• ссылку на учредительные документы;
• фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;
• сведения об обязательствах сторон;
• условия и формы расчета;
• санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;
• срок действия договора.

Внутренние служебные документы предприятия – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Основные виды внутренних служебных документов, используемых в организациях и на предприятиях:

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведет секретарь, который стенографирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Затем сделанные записи формализуются в виде документа, к которому прилагаются дополнительные тезисы докладов, справки, решения и иные материалы. Документ содержит следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. В вводной части указывается: председатель, секретарь, список присутствующих, повестка дня. В основной части документируется содержание заседания по схеме:

• СЛУШАЛИ:
• ВЫСТУПИЛИ:
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

На предприятиях существует много видов актов:

• акт приёма работ по контракту;
• акт приёма-передачи документов;
• акт списания материалов;
• коммерческий акт и т.д.

Акт составляется несколькими лицами, каждый из которых должен поставить подпись под ним. Большинство актов составляется комиссией, действующей постоянно, либо на основе распоряжения директора.

Акт содержит следующие элементы:

1. Основание составления (ссылка на документ, приказ, факт, событие);
2. Состав комиссии (либо фамилии и инициалы составителей);
3. Заголовок (например, "Акт о приемке товаров");
4. Основное содержание (цели, задачи, существо и сроки проделанной работы перед составлением акта);
5. Сведения о количестве экземпляров;
6. Подписи.

Служебная (докладная) записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Этот вид документа относится к внутренней деловой переписке подразделений предприятия, составляется в случаях, когда это требуют инструкции. Докладная записка отличается тем, что адресуется всегда начальству или ответственным лицам.

В записке содержится следующая информация:

• Факты и события, послужившие поводом к составлению документа;
• Выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо в связи с этим предпринять;
• Данные составителя и подпись.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

Данный вид внутренних документов составляется по запросу сотрудников предприятия или внешних организаций. Наиболее распространены справки о выполнении работ и оплате труда. Справки подготавливаются формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Данный документ оформляется в произвольной форме, содержит указания причин, которые привели к каким-либо нарушениям и потребовали документальное объяснение. Обязательные реквизиты: дата, заголовок, адресат, подпись составителя. Объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.

Внутренние распорядительные документы предприятия носят исключительно административный характер, обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов:

Постановление – распорядительный документ, принимаемый руководством предприятия для решения наиболее важных и принципиальных внутренних задач организации.

Основная цель постановлений – регламентация норм и правил поведения. Требования к содержанию, схожи с приказом.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам) – организация работы предприятия, финансирование, планирование, отчетность, снабжение и реализация продукции;
• приказы по личному составу (персоналу предприятия) – прием, увольнение, перевод работников, предоставление отпусков, командирование и т.д.

Этапы подготовки приказа:

1. изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
2. подготовка проекта приказа;
3. визирование проекта;
4. подписание руководителем.

Приказ должен иметь название вида документа, заголовок, дату и номер. Датой является дата подписи, а нумерация ведется порядковой нумерацией в пределах года либо непрерывно. При этом приказы по производственной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Заголовок приказа отвечает на вопрос "О чем?" – "О реорганизации отдела кадров", "Об повышении заработной платы". Не допускаются обобщенные и пространные формулировки заголовка, типа "Приказ директора" или "Приказ по предприятию".

В констатирующей части указывается основание для издания приказа:

• нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
• решения совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

Чаще всего, это производственная необходимость, поэтому она может опускаться.

В распорядительной части приказа содержание излагается так:

"ПРИКАЗЫВАЮ" "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки её окончания).

Срок может отсутствовать, если приказ издается на постоянной основе.

Указание – внутренний документ, издаваемый руководством предприятия по вопросам информационно-методического характера.

Указания служат для разъяснения исполнения приказов, инструкций и других внутренних документов организации.

Решение – внутренний документ, принимаемый органом управления в целях разрешения производственных задач, вопросов.

В решении указываются следующие аспекты:

1. Состояние решаемого вопроса;
2. Цели и задачи принятого решения;
3. Основание принятие решения;
4. Перечень мероприятий и действий, согласно принятому решению, исполнители и сроки исполнения;
5. Сведения о вводимых в действие документах (если имеет место).

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Распоряжение – внутренний документ, издаваемый для решения оперативных вопросов на предприятии.

Данный вид документов составляется по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В распорядительной части дается примерно такая формулировка:

ПРЕДЛАГАЮ отделу кадров провести аттестацию работников

ОБЯЗЫВАЮ всех сотрудников пройти инструктаж по технике безопасности

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

• - общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);
• - организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
• - регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
• - финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);
• - отчетная и ревизионная деятельность;
• - порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.

Уставы общественных организаций по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

• - инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
• - должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Положения бывают:

• - индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;
• - типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Положение о службе делопроизводства

Положение о службе делопроизводства ОАО «СЗТ» создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в соответствии с УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями».

Номенклатура дел

Порядок систематизации документов в ОАО «СЗТ» закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций».

С разработки организационно - правовых документов собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

устав организации;

положение об организации;

положение о структурном подразделении организации;

положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

инструкции по отдельным видам деятельности;

должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.

Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).

Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.

Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.

Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:

Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

полном и сокращенном фирменном наименовании организации;

статусе организации;

предмете деятельности организации;

нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;

наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;

наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);

почтовом (юридическом) адресе организации.

Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:

общие сведения о соучредителях (участниках) организации;

размеры вкладов соучредителей (участников) организации;

условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;

имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;

сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.

В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

цели деятельности организации;

виды (направления) деятельности организации;

механизм взаимоотношений организации с партнерами;

права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:

структуру и основные задачи управления организацией;

состав органов управления;

полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.

Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:

порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;

порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;

порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).

Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.

В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).

Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.

Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы:

1. Общие положения. Раздел содержит в себе сведения о:

полном официальном и условном наименовании подразделения;

статусе подразделения;

направлениях деятельности подразделения;

нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.

2. Предназначение, задачи и функции подразделения. В данном разделе последовательно раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела должно наглядно показывать роль и место данного подразделения в деятельности организации.

3. Структура, состав, оснащение подразделения. Здесь последовательно излагаются сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении. Содержание данного раздела должно включать в себя всю необходимую информацию по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации. При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава - дать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.

4. Организация управления и обеспечения подразделения. Раздел целесообразно изложить в такой последовательности:

руководящий состав (руководящие органы) подразделения;

общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;

управление подразделением в оперативном режиме;

основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;

полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.

5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. Раздел содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:

получения и передачи информации и документации;

получения и передачи готовой или промежуточной продукции;

взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме.

Перечисленные пункты в обязательном порядке должны содержать конкретные указания о сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.

6. Ответственность основных категорий работников подразделения. Раздел устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести должностное лицо подразделения в случае невыполнения своих обязанностей. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.

7. Особые вопросы деятельности подразделения. В разделе оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения.

Титульный лист «Положения...» оформляется на общем бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.

Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.

Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания.

Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту.

С учетом специфики содержания и размещения данных, штатное расписание более удобно оформлять в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата A3 или А4 (альбомный разворот). Наименование подразделений и наименование должностей указываются в именительном падеже. Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.

Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.

В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов:

1. Общие положения включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа.

2. Порядок приема и увольнения персонала. Раздел определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.

4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:

обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;

обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;

обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;

обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;

обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями.

При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.

5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о:

распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);

распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);

порядке учета отработанного сотрудниками времени;

порядке предоставления сотрудникам отпусков.

6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела.

7. Заключительные положения. В раздел устанавливается порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.

О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.

Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись разработчика.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

Общие положения.

Должностные обязанности.

1. Ответственность.

   Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает:

наименование должности с обозначением структурного подразделения;

подчиненность сотрудника и подчиненных сотруднику;

порядок назначения на должность и освобождения от должности;

перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов:

Положении о службе ДОУ,

Должностных инструкциях работников этой службы,

Инструкции по делопроизводству,

Табеле форм документов,

Альбоме форм документов.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. ГСДОУ содержит Примерное положение о службе документационного обеспечения управления. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название, должностной состав, подчинение службы делопроизводства, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы, дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей организации); если канцелярия имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфических для данной организации.

- Раздел 4 "Права и ответственность" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровень образования, стаж практической работы), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).

В разделе 6 "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых - регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Квалификационным справочником.

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.

Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов:

1. общие положения,

Основные задачи работника, например основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

Порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

2. функции - определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций,

3. обязанности - указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями,

4. права работника - определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей,

5. взаимоотношения (связи по должности) - указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее характер и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.,

6. ответственность работника - устанавливается дисциплинарная, административная, возможно материальная ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение трудовых функций работника,

7. оценка работы - перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы, которое определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и своевременность ее выполнения.

Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов "С инструкцией ознакомлен(а)", личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех работников организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые, примерные инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

Раздел 1 "Общие положения" устанавливает:

Сферу распространения инструкции (например, "инструкция распространяется на все документы организации", "инструкция распространяется на управленческие документы", "инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных" и др.);

Ответственность за ее несоблюдение;

Подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;

Нормативно-методическую базу.

Раздел 2 Правила составления и оформления документов , где определяются:

Виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

Общие правила подготовки и оформления документов;

Правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

Порядок изготовления и размножения документов;

Правила оформления и заверения копий и приложений;

Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

Порядок работы исполнителей с документами.

Раздел 3 "Документооборот" включает:

Порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

Правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

Основные инстанции движения документов;

Порядок подготовки и отправки исходящих документов;

Порядок учета объема документооборота.

В разделе 4 "Регистрация документов" устанавливаются:

Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

Формы и методы регистрации;

Правила индексации документов.

Раздел 5 "Организация справочной работы" включает:

Принципы построения информационно-справочной работы в организации;

Описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

Порядок систематизации и классификации справочной информации;

Технологию информационно-поисковой работы.

В разделе 6 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:

Порядок их постановки на контроль;

Технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

Обязанности исполнителей;

Типовые сроки исполнения;

Порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

Порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 7 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:

Правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;

Правила формирования в дела отдельных категорий документов;

Порядок разработки и использования номенклатуры дел;

Порядок систематизации и индексации дел.

В раздел 8 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:

Порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);

Правила подготовки дел к хранению;

Требования к описанию и оформлению дел;

Порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.).

К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.

В соответствии с ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включена разработка и ведение табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов, применяемых в организации. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры. Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования, например:

Вид и код формы документа;

Наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;

Наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку;