Требования к системе документооборота. Анализ требований к системам электронного документооборота федеральных органов власти. Защита электронной документации
Проблемы, которые решаются при автоматизации деятельности компании, всегда специфические и во многом зависят от особенностей ее бизнеса, инфраструктуры, административной структуры и многих других факторов. Ко всем системам автоматизации офисной деятельности выдвигаются следующие требования :
Простота и гибкость;
Экономия;
Открытость;
Надежность.
Из всех офисных задач можно выделить две наиболее актуальные: автоматизация коммерческой деятельности и автоматизация документооборота.
К системам автоматизации коммерческой деятельности, как правило, выдвигаются следующие требования :
Обеспечение полного контроля за поступлением и продажей товара;
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета;
Разграничение доступа к информации;
Максимальная автоматизация операций;
Интеграция с корпоративным web-сервером;
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем.
К системам автоматизации документооборота выдвигаются следующие требования :
Наличие единого хранилища документов;
Наличие полнофункциональной маршрутизации и средств проектирования сценариев движения документов;
Контроль за выполнением работ;
Контроль за выполнением поручений;
Развитая система построения отчетов;
Возможность получения статистических и аналитических сведений;
Работа в вычислительных сетях.
В наше время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, что позволяет автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Появились информационные системы автоматизации документооборота.
Любая информационная система должна быть тесно связанной со структурой организации. Таким образом, можно обеспечить безопасность данных, распределить полномочия пользователей. Современные организации это совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, которые обмениваются между собой информацией и выполняют отдельные части совместной работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются :
Ввод информации в систему;
Хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
Коллективная работа с документами;
Вывод информации из системы.
Схема жизненного цикла представлена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Схема жизненного цикла неструктурированной информации в организации
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.
Технология groupware ориентирована на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью разных методов доступа: сетевого доступа к файлам и базе данных; локальной и глобальной электронной почты (включая конференции и дискуссии); терминального доступа, пересылки файлов и электронных досок объявлений; пересмотром и интерпретацией гипертекстовых документов.
При коллективной работе важным является наличие блокирования для решения конфликтов при общем использовании ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается шифровкой и электронными подписями. К системам построенным по технологии groupware можно отнести следующие – Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.
Технологии класса workflow применяются для автоматизации документооборота в средних и больших офисах, и для них является характерной поддержка работы многопользовательского режима с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация работ по ролям и документам с контролем их выполнения. К системам построенным по технологии workflow можно отнести следующие – Staffware, OPTIMA-WorkFlow , Action WorkFlow.
Буквальный перевод термина «workflow» – «поток работ». Более информативным является определение продуктов класса workflow как программных систем, которые обеспечивают полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), которые складывают структурированные бизнес-процессы предприятия.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
1. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, который используется в бизнес-процессе (письмо, оборудование, счет).
2. Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, которое состоялось с объектом (получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).
3. Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).
4. Исполнитель – должностное лицо, ответствечающее за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (менеджер, сотрудник архива, директор).
Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии workflow отображены посредством концептуальной информационной модели, представленной на рис. 5.2 .
Рис. 5.2. Концептуальная информационная модель технологии workflow
Деловой процесс формализируется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Отдельным случаем такого взаимодействия является обычная пересылка документа из пункта в пункт.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая «система графов», где каждый шаг является вектором и отображает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом ответственный за правильность функционирования схемы должен учитывать всевозможные непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть на пути движения документа.
Другой подход базируется на понятии «цикл», который является наименьшим элементом в схеме взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место и некорректность с описанием причины. После этого генерация нового процесса не выполняется.
Масштабируемость . Система документооборота должна поддерживать значительно изменяющееся количество пользователей, её способность наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.
Распределенность . Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, например, офис работает по выделенной линии, пригородный склад – по сельской телефонной линии.
Модульность . Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость . Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО : ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню.
Особенности организации хранения документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Количество уровней вложения при хранении документов не должно быть ограничено. Один и тот же документ должен иметь возможность входить в состав нескольких папок и полок. В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами.
Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за собственно документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно.
Разграничение доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом, право редактировать, но не уничтожать документ, право создавать новые версии документа, но не редактировать его, право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии, право читать документ, но не редактировать его, право доступа к карточке, но не к содержимому документа, полное отсутствие прав доступа к документу, полное протоколирование.
Наличие утилит просмотра документов разных форматов: в состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотрщики – viewers), понимающие десятки форматов файлов.
Аннотирование документов . Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они должны иметь возможность его аннотирования, добавления комментариев, поправок, примечаний.
Поддержка различных клиентских программ . Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС семейства MS Windows различных поколений и платформ, иногда – платформ UNIX/Linux и Macintosh. Кроме того, практически все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы (броузеры).
Состав СЭД
При автоматизации документооборота надо изначально различать:
(а) внедрение приложений , автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и (б) внедрение платформы для подобной автоматизации.
Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач. Рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации документооборота, включающую в себя максимальное количество функций. Естественно, любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для конкретной организации.
5.6.1 Приложенияавтоматизации документооборота
Приведём примеры конкретных процессов, задач, решаемых данными приложениями:
· регистрация корреспонденции;
· согласование и утверждение;
· контроль исполнения документов и поручений;
· автоматизация договорного процесса;
· оформление командировок;
· внутренний информационный портал;
· контроль знаний работников; и т.д.
Очень часто функции обработки документов являются частью бизнес-процессов, уже автоматизированных на данном предприятии с помощью различных программных технологий. Поэтому необходимо проследить за отсутствием дублирования и совместимостью. Примеры таких задач:
· формирование документов в бюджетном процессе;
· процесс публикаций и наполнения сайта;
· отслеживание обработки накладной за границами складского учета;
· контроль и уведомление в приложении управления контактами;
· документооборот при управлении проектами;
· утверждение платежных документов; и т.д.
Любая система документооборота , независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота , определить список требований к системе и сделать правильный выбор.
На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД) , которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.
Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование - это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:
- бизнес-требования
- требования к программному обеспечению
Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.
Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:
- пользователи системы
- хранилище данных
- работа с документами
- работа с бизнес-логикой
Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно.
Идентификация пользователей и работа в системе документооборота
Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции - аутентификацию и авторизацию. Аутентификация - это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.
В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.
На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы - аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.
В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны - LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.
К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.
Организация хранилища документов в системе
Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных - это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.
Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.
Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов - договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) - 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта - 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.
Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.
Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.
Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла - это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.
К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций. Существует несколько возможных способов проведения архивации - запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами - упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.
Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.
Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это - репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации - это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы - пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота.
Работа с документами
Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.
Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.
При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.
Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:
Пользователь | Дата | Операция | Комментарий |
Иванов | 10.10.02 | Создание | Документ создан |
Сидоров | 12.10.02 | Создание копии | По приказу №5.783.3 |
Петров | 15.10.02 | Создание резолюции | Вместо Сидорова |
Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями - часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. Система документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.
Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.
Работа с бизнес-логикой
Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами - рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов - от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.
Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.
Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.
Требования к ресурсам системы документооборота
Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.
Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта - насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.
Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.
Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.
Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.
Стоимость продукта и его внедрения
Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом - это стоимость программных продуктов и аппаратной части.
Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.
Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.
После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.
В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.
Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.
Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.
Удобство сопровождения системы документооборота
Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.
С организационной стороны, сопровождение - это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом будет предоставляться подобная поддержка - по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы - это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.
Удобство в использовании
Удобство в использовании - это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ в электронном виде - сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.
Например, есть два варианта создания нового документа.
- Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов.
- Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная
Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.
Обобщенный список требований
Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям к корпоративной системе документооборота.
1. Бизнес-требования
Идентификация пользователей
1. Аутентификация
- защищенность протокола связи
- интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей
- возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
- организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей
3. Разграничение прав доступа к документам
- возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
- делегирование прав доступа к документу от одного лица другому
Хранилище документов
1. Производительность хранилища данных
- зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей
2. Поиск документов
- поиск по полям документа
- контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам
3. Архивация документов
- вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)
4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных
5. Репликация данных
- только для чтения
- с возможностью сохранения изменений
Работа с документами
1. Работа с типами документов
- создание новых типов
- наличие конструктора форм
- справочные (подстановочные) поля
- история документа
- отслеживание версий документов
2. Конвертация документов
- сканирование
- импорт из других форматов файлов
3. Электронная подпись
Работа с бизнес-логикой
1. Маршруты движения документов
2. Задания (задачи) для пользователей
3. Работа с пользовательскими сценариями
2. Требования к программному обеспечению
Требования к ресурсам
1. Операционная система
- необходимость приобретения сторонней СУБД
3. Зависимость от сторонних продуктов
- наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы
4. Аппаратная часть
- производительность компьютеров
Стоимость продукта
1. Стоимость дополнительного программного обеспечения
- СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение
2. Закупка нового оборудования
3. Затраты на обучение персонала
4. Затраты на подготовку готового решения
Удобство сопровождения
1. Документация
- соответствие документации текущей версии продукта
- наличие электронных обучающих материалов
- освещенность вопросов расширения системы
2. Возможности расширения системы
3. Техническая поддержка системы
Удобство использования
1. Простота выполнения базовых операций пользователя
- доступность управляющих элементов
- количество элементарных операций для выполнения действий
Расскажем, какие критерии нужно учитывать при выборе СЭД, чтобы выбрать максимально подходящую программу и не допустить проблем при ее внедрении!
Система электронного документооборота (СЭД) не просто опция, а необходимое решение для контроля и защиты документов в вашей организации. Продуктивность вашего бизнеса будет зависеть от выбранной вами СЭД. Чтобы сделать грамотный выбор СЭД, выясните требования, которым она должна соответствовать и подготовьтесь к проблемам, с которыми можно столкнуться при ее внедрении.
Каким требованиям должна соответствовать СЭД?
Функциональные требования
Общие:
- Обеспечение создания электронных документов.
- Возможность добавления комментариев к документам.
- Создание связей между документами.
- Управление проектами документов (согласование, подпись).
- Контроль исполнения документов.
- Обеспечение отчетности и анализа.
- Обеспечение печати электронных документов, метаданных.
- Коллективная обработка документов.
- Поиск документов.
- Хранение и классификация документов.
- Отправка уведомлений и оповещение пользователей.
Специальные:
- Создание дискуссий по документам.
- Сравнение содержания документов (в том числе графических).
- Возможность комментировать содержание с помощью выделения в тексте.
- Импорт документов из унаследованных систем документооборота.
- Публикация определенных видов документов на портале.
Требования по интеграции
Общие:
- Интеграция с корпоративной почтовой системой, MS Office.
- Интеграция с LDAP.
Специальные:
- Интеграция с системами ERP\CAD\CRM\OCR.
- Синхронизация данных справочников с различными системами (по времени, по событию).
- Формирование протокола/сообщения о загруженных/незагруженных объектах при синхронизации справочников.
Требования по безопасности
Общие:
- Возможность получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией.
- Возможность блокирования работы отдельных пользователей.
- Управление правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям.
- Возможность определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения НСД.
- Поддержка интегрированной доменной аутентификации.
- Поддержка рабочего места администратора безопасности и необходимые средства оперативного контроля и воздействия.
- Проблемы внедрения системы электронного документооборота
Специальные:
- Проверка ЭЦП на любом документе.
- Вывод водяных знаков при печати документов.
С какими проблемами можно столкнуться при внедрении СЭД?
- Непонимание: «зачем нам нужна СЭД?». Бывает так, что персонал не до конца понимает, зачем внедряется СЭД, и поэтому не заинтересован в ее использовании. Когда половина сотрудников работает с использованием СЭД, а половина – нет, задержки и потери остаются, что снижает эффективность в разы и тормозит формирование единой централизованной системы.
- Нежелание обучаться новому. Проблема возникает, когда сотрудники не хотят отказываться от привычного метода работы и осваивать новый, боясь излишнего контроля своей деятельности со стороны руководства.
- Фактор директора «светского типа». Нежелание работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
- Придание электронному документу юридической силы. С момента появления ЭЦП стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Но зачастую правовые документы вызывают беспокойство, и руководство требует сопровождать их бумажными копиями с «реальной подписью».
- Взаимодействие с «бумажным» миром. Чаще всего информация поступает из других организаций на бумаге. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира попали во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого приходится приобретать сканеры.
Преимущества, которые дает СЭД стоят того, чтобы решить эти проблемы.
Узнайте за 10 минут, насколько эффективно работает система электронного документооборота в «1С» - смотрите видео!
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
Функциональность и гибкость системы.
Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).
Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.
Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.
Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).
Классификация СУД
На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).
Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.
· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.
Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
· Системы управления образами
Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Российские системы документационного обеспечения
Производитель |
Краткое описание |
|
Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями. Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг:
|
||
Кодекс: Документооборот |
ГП "Центр компьютерных разработок" |
Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов. Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Главные характеристики системы: Готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства. Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др.
Обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Internet/Intranet, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте. Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот» : - «Кодекс: Служебная корреспонденция» регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему "Кодекс: Контроль исполнения документов". - «Кодекс: Контроль исполнения документов» регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой. - «Кодекс: Письма и обращения граждан» ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением. - «Кодекс: Система подготовки документов» создание электронного полнотекстового архива документов - «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» - «Кодекс: Справочная система документооборота» обеспечение доступа к базам документов по технологии Intranet/Internet и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера. - «Кодекс: Обмен документами» обмен документами между подсистемами, как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент-серверном. |
DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство" |
Приложение для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. Система DocsVision 2.0 "Архив - Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации, включая:
Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях, либо использоваться в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации. |
|
СompanyМedia-Управление электронными документами |
Web-ориентированная система управления электронными документами. Web-ориентированная система управления электронными документами. Сравнительно недорогая, но достаточно функциональная система предназначена для:
|
|
CompanyMedia-Делопроизводство |
Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления:
К особенностям построения системы «СМ-Делопроизводство» относятся:
|
|
OfficeMedia-Делопроизводство |
Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. Комплект "OfficeMedia - Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:
«Организационно-распорядительные документы» - для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения. |
|
Лоция Софт |
Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер. Комплекс позволяет
Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений. Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе. |
|
«ГРАН-ДОК» для Windows |
Гранит-Центр |
Автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления. «Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами:
«Гран-Док - Lite» - однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL. «Гран-Док» - сетевая версия для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год и количеством пользователей от 20 до 150. «Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота. |
Эффект-Офис |
ИКК "Гарант Интернэшнл |
Серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" - это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" система управления документами. Предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты. "Эффект Офис" персональный архив. Специальная версия системы для одного пользователя. "Эффект Графика", "Эффект Графика Плюс". Система работы с графическими изображениями. "Эффект Секретарь", рабочее место секретаря. "Эффект Почта". Система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты. |
Комплексная автоматизация процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят: LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов. LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер. LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт. Дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. |
||
Автоматизация основных процедур современного делопроизводства и организация документооборота. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. Система включает в себя
|
||
DIS:системы |
Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы). Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ). Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). DIS:системы гибко настраиваемы, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру. На сегодняшний день разработаны следующие модули: DIS:class - электронная канцелярия «Золушка» - представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела - регистрацию, обработку и контроль исполнения документов. DIS:library - Библиотека - автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами. DIS:reception - Деловая почта - автоматизированная система обработки электронной переписки организации. DIS:manager - Поручения - автоматизированная система документирование и контроля исполнения поручений. DIS:contact - Досье - автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения. DIS:writer - Подготовка документов - автоматизированная система для подготовки и согласования документов. Модули DIS:users - Пользователи, DIS:structure - Структура и DIS:assistant - Рабочее место предназначены для решения вопросов администрирования. |
|
БОСС-Референт |
Система электронного документооборота (на платформе Lotus Notes/Domino). "БОСС-Референт" - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации. Компонентами системы являются:
Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.
Для совместного обсуждения различных вопросов в рабочей группе используется режим конференции. |
|
ЕВФРАТ-Документооборот |
Cognitive Technologies |
Система управления информационными потоками и документами организации. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. "ЕВФРАТ-Документооборот" отличается гибкостью и простотой настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Программа
|
Cognitive Technologies |
Предназначена для организации документационного обеспечения управления. Версия "Евфрат @Soho" реализует электронный архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; позволяет создавать и вести электронные архивы документов самых различных типов, даже аудио и видео; хранить скаченные из Internet страницы. Версия "Евфрат Office" - это универсальная система управления документами, позволяющая работать как с бумажными документами, так и с электронными документами и формами. Система поддерживает функции ввода, регистрации, просмотра, поиска, экспорта, печати документов, а также создания электронных архивов, отчетов и обеспечения контрольно-исполнительской дисциплины. Для обеспечения коллективной работы реализована архитектура "Евфрат Client Server. |
|
Система управления документами масштаба предприятия. Предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
|
Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения
Производитель |
Краткое описание |
|
Клиент-серверное приложение для работы с документами. Hummingbird DOCS Open - это клиент-серверное приложение на платформе Windows, позволяющее организовать централизованное хранилище данных. Содержит развитые средства поиска, организации совместной работы, контроля версий и обеспечения безопасности.
|
||
Panagon Content Services |
Семейство программ для обеспечения работы с документами на крупных предприятиях. Программы семейства Panagon Content Services предназначены для создания, управления, обеспечения доступности и безопасности, а также для динамической работы с электронными документами. Основные реализованные возможности:
|
|
Группа приложений для поддержки сотрудничества и управления знаниями. Бизнес-приложения: Content Management Livelink позволяет создавать объекты данных для хранения и использования контента, фиксировать изменения и управлять каждым компонентом структуры документов вплоть до параграфов и секций, управлять взаимосвязями документов, определять доступность объектов данных, автоматизировать процесс создания пользовательских документов. Records Management iRIMS от Open Text обеспечивает управление жизненным циклом всех корпоративных документов и иной информации в бумажной и электронной формах. Обеспечивает взаимосвязь с другими приложениями по обработке информации, интегрируется с электронной почтой и электронными системами управления документами. Совместно с Livelink обеспечивает поиск, совместную работу, управление документооборотом и рабочими процессами.
|
||
Система управления контентом (для системы управления информацией на предприятии). Hummingbird DM превращает информацию, хранящуюся в документах, в базу знаний фирмы. Система позволяет систематизировать и управлять корпоративными документами, обеспечивает совместную работу с ними, обрабатывает запросы пользователей системы, а также обеспечивает сохранность информации. Администраторы Hummingbird DM могут конфигурировать структуру контента, а также настраивать систему, структуру хранилищ документов, формы документов, импортировать метаданные, интегрировать систему с другими приложениями, удаленно и централизованно настраивать интерфейсы пользователей, управлять статусом документов. Также может работать совместно с
|
||
Microsoft Exchange Server 2000 |
Платформа для обмена сообщениями и организации совместной работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для электронной почты, планирования работы групп, сотрудничества, а также для приложений управления документооборотом и маршрутизации документов. Microsoft Exchange 2000 Server , вместе с клиентом Microsoft Outlook 2000 , обеспечивает надежную, масштабируемую и удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и организации совместной работы, открывающей пользователям доступ к базе знаний. Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен для организаций любого масштаба: от небольших организаций до крупнейших территориально распределенных предприятий. Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web Storage System позволяет объединить надежность и масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище знаний с развитыми возможностями, так и платформу для бизнес-приложений. Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server является платформой для полнофункциональных служб информационных, аудио-- и видеоконференций, что открывает новые возможности для совместной работы. |
|
Novell GroupWise 6 |
Инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также для ведения совместной работы. GroupWise 6 - инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также решение для ведения совместной работы. GroupWise 6 повышает производительность труда в организации за счет ускорения ответной реакции, расширения зоны сотрудничества, обеспечения защищенного взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также благодаря предоставленной администраторам возможности настраивать технологии в соответствии с задачами и бизнес-целями. Основные преимущества:
|
|
Lotus Domino.Doc |
Современное решение для управления документами в распределенной среде. Современное решение для управления документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются составной частью пакета программ IBM для управления документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document Management Suite - EDMSuite). Oсновные свойства и преимущества:
|