Требования к системе документооборота. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Требования по интеграции

Т ребования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки служебной информации ограниченного распространения , утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221, зарегистрированы Минюстом России (№ 22304 от 15.11.2011) и опубликованы в «Российской газете» от 21.11.2011, федеральный выпуск № 5637. Эти Требования подготовлены Минкомсвязи России во исполнение п. 2 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности (утв. распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р) .

Таким образом, так долго ожидаемые общие, системные требования к СЭД действуют со 2 декабря 2011 г. Но, как ни странно, они не вызвали особенного всплеска профессионального интереса ни со стороны производителей соответствующих программных продуктов, ни со стороны служб делопроизводства. Очевидно, что факторы, определяющие реальный переход на безбумажный документооборот, и конкретные аспекты влияния на рынок СЭД остались в Требованиях неучтенными и неурегулированными в полной мере.

Попытаемся рассмотреть Требования в различных практических аспектах: с позиции управления документами (делопроизводства), с точки зрения гармонизации с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 499 (с изменениями от 07.09.2011) .

О выполнении поручения Правительства

Посмотрим, в чем заключалась суть распоряжения Правительства РФ, утвердившего План мероприятий.

Пункт 2 содержит название планового мероприятия , а не название/заголовок документа (требования, технические требования и т.п.). Таким образом, фразу «учитывающих в том числе необходимость обработки служебной информации ограниченного распространения» следует относить к одной из содержательных целей разработки подобных требований, а не к названию документа. Это важно, поскольку утвержденный документ мог быть назван более конкретно, например, «Технические требования к информационным системам электронного документооборота/СЭД», что позволило бы четко отразить цели его создания и не допускать противоречий с Правилами делопроизводства.

Далее, плановое мероприятие по п. 2 должно в обязательном порядке выполняться с учетом взаимосвязи с другими мероприятиями. А «ключевыми» точками, которые обозначены в «волевом» правительственном управленческом решении, являются следующие:

По Плану мероприятий Правительства срок разработки новых Требований был определен как апрель 2011 г. , а по соответствующему ведомственному плану мероприятий Минкомсвязи России - как август 2011 г.

В профессиональном сообществе обсуждалось столь значительное нарушение сроков исполнения правительственного поручения об определении требований к информационным системам электронного документооборота. Публично оно было объяснено длительной процедурой согласования проекта с ведомствами-соисполнителями.

Обычная техника исполнения коллективного поручения, в котором назначены ответственный исполнитель (указывается первым) и соисполнители, предусматривает прежде всего совместную работу, создание рабочих групп из лучших специалистов отраслей, проведение оперативных совещаний и т.п. коллективную деятельность. К сожалению, совместное определение и разработка системных требований к СЭД были заменены обычной процедурой согласования. Причем на согласование в период с апреля по июль 2011 года направлялись, например, в Росархив три совершенно разных по содержанию варианта/проекта Требований, в которых отсутствовали преемственность норм, единство концепции и методологии и не учитывалась необходимая системная связь с действиями всех других федеральных органов исполнительной власти, в частности, по внедрению единых требований, установленных Правилами делопроизводства в ФОИВ.

Самое главное - не учтены результаты усилий федеральных органов по определению состава документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться исключительно в электронной форме, не учтено направление модернизации действующих СЭД с целью поддержки именно этой технологии безбумажного документооборота. Из-за нарушения сроков разработки Требований большинство федеральных органов не смогло определить направления совершенствования действующих СЭД, запланировать и провести их модернизацию, т.е. в срок выполнить мероприятия, установленные п. 3 Плана мероприятий Правительства.

Таким образом, в рамках срокового контроля исполнения поручение Правительства можно считать выполненным (с переносом и продлением срока исполнения), а в рамках контроля исполнения по существу (т.е. управленческого контроля) нельзя однозначно утверждать, что Требования существенно продвинули (и смогут продвинуть) федеральные органы исполнительной власти на пути реального перехода на безбумажный документооборот в процессе организации внутренней деятельности и эффективного межведомственного электронного взаимодействия.

Реальные проблемы и перспективы внедрения СЭД: мнения и ожидания ФОИВ

Федеральные органы исполнительной власти и их подведомственные организации в большинстве своем готовы к внедрению полноценного безбумажного документооборота, активно используют действующие СЭД, выступают инициаторами их модернизации, а межведомственное электронное взаимодействие успешно реализуют по системе МЭДО.

ВНИИДАД по заказу Росархива ежегодно осуществляет мониторинг документооборота федеральных органов. В 2011 году получены очень интересные результаты, свидетельствующие о том, что фактически требования практики к СЭД как инструменту делопроизводства уже давно превышают тот минимальный набор функций СЭД, о котором идет речь в п. 1 Требований и в последующем тексте данного документа.

Во-первых, в федеральных органах СЭД сейчас в основном проектируются, дорабатываются и используются как распределенные информационные системы, рабочие места которых устанавливаются на компьютеры практически всех сотрудников центрального аппарата, территориальных органов, а не только сотрудников службы делопроизводства . В 2011 году сведения об этом представили 44 федеральных органа из 56 объектов мониторинга.

Во-вторых, при установке рабочих мест системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) служба делопроизводства централизованно выполняет операции по приему-отправке и передаче внутри организации документов и электронных сообщений, что определено Правилами делопроизводства. По данным, полученным в 2011 году, рабочие места МЭДО устанавливаются руководителям федеральных органов и службам делопроизводства практически в равных пропорциях , т.е. примерно 2-3 рабочих места - руководству, 2-3 - управлению делами или канцелярии.

Практически все службы делопроизводства по всем объектам наблюдения в 2011 году сообщили, что выполняют роль предметного администратора СЭД :

  • определяют направления доработок и модернизации,
  • разрабатывают необходимую систему справочников и классификаторов и поддерживают ее в актуальном состоянии, «подгружая» в соответствующие представления, «папки» и базы данных типовые формы/электронные шаблоны,
  • принимают решения о предоставлении прав доступа.

Такая роль службы делопроизводства в западной практике называется функциональным администрированием информационной системы и предусматривает ответственность управляющего документами как «владельца» соответствующего ресурса. В Требованиях (п. 13 и раздел Ш) отсутствует разграничение между правами и ролями лиц, уполномоченных на осуществление административных функций при работе с СЭД, и функциями системных администраторов. Управлять правами доступа должны соответствующие руководители организации - владельцы информационных ресурсов и служба делопроизводства совместно с так называемыми «офицерами безопасности» (обычно это служба безопасности/информационной безопасности). А системные администраторы (специалисты службы ИТ) только технически открывают/предоставляют необходимые доступы в системе в соответствии с уже принятым решением. Таким образом, п. 13, 28 и 29 Требований нуждаются в доработке и уточнении понятий «управление правами доступа и группами пользователей», «администратор СЭД» и т.п.

В процессе мониторинга документооборота в ФОИВ в 2011 году ВНИИДАДом получены обобщенные данные, свидетельствующие о проблемах перехода на безбумажный документооборот, перспективах развития СЭД, которые сформулированы практиками, представителями самих ФОИВ:

  • отсутствует тенденция сокращения количества документов на бумажных носителях, налицо существенное увеличение объема документооборота за счет электронных копий - отсканированных электронных образов документов, уже существующих в бумажной форме. Происходит параллельное движение документов на бумажном носителе и в электронной форме;
  • продолжение параллельного применения бумажных и электронных документов, т.е. дублирование документопотоков до тех пор, пока не будет создана инфраструктура, в полном объеме обеспечивающая реализацию Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (поскольку на данный Федеральный закон в Требованиях приводится лишь прямая ссылка, регламентация видов и статусов электронных подписей в СЭД, в т.ч. для службы делопроизводства, остается нерешенным вопросом);
  • вынужденное изменение рабочих функций, установленных Правилами делопроизводства , т.к. при внедрении СЭД процесс обработки документов зависит от ограничений системы или «материнской» платформы (так преподносят проблему специалисты служб ИТ и компании-подрядчики). В связи с этим требуется специальное обучение сотрудников - руководителей и рядовых пользователей, разработка новых регламентирующих документов, внесение в инструкцию по делопроизводству изменений, не соответствующих утвержденным Правилам делопроизводства и административным регламентам ФОИВ;
  • отсутствие единого представления о структуре СЭД (т.е. разработанной организационно-функциональной архитектуре) и положения о СЭД . Такое представление отсутствует и у тех, кто формирует техническое задание на разработку СЭД, и у компаний-производителей программных продуктов (отметим, что Требованиями предусматривается лишь разработка «иерархической/классификационной схемы», которая сейчас не понятна службам делопроизводства и не воспринимается ими как основа функциональной, а не системной архитектуры СЭД);
  • необходимость внедрения единых для всех государственных органов и организаций требований к информационным системам , что и предусматривалось Планом мероприятий Правительства;
  • необходимость единой системы документооборота ФОИВ с их подведомственными организациями , обязательное внедрение распределенных СЭД и применение портальных технологий;
  • необходимость совершенствования взаимодействия СЭД и МЭДО , т.е. построение общего информационного пространства ФОИВ или, по крайней мере, обеспечение удобства контролируемого входа в обе системы с одной рабочей станции уполномоченного сотрудника службы делопроизводства. Внесенный в Требования п. 5 о взаимодействии СЭД ФОИВ с системами СМЭВ и МЭДО содержит отсылки общего характера на документы более высокого уровня, на соответствующие нормативные документы Правительства РФ, которые не содержат конкретных требований к технической реализации взаимодействия, а в общем виде упоминают регистрацию электронных сервисов и язык описания электронных сообщений. Должна ли СЭД иметь соответствующий шлюз или адаптер, которые предлагаются на рынке ИТ-компаниями для обеспечения электронного взаимодействия, Требования не устанавливают;
  • остро стоит проблема хранения электронных документов в информационной системе в связи с созданием и утверждением каждым ведомством Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в электронной форме. Отсутствуют регламентирующие документы для СЭД и стандартные форматы хранения документов в СЭД (заметим, что краткий п. 12 Требований об отображении в СЭД форматов файлов без разделения на форматы документирования/создания и форматы хранения электронных документов не слишком помогает решению проблемы);
  • Правила делопроизводства предусматривают применение входных форм (приложение - перечень обязательных сведений о документах), в том числе электронных шаблонов документов, которые обеспечивают ввод сведений о документе в СЭД или непосредственное документирование, т.е. создание документа в системе по утвержденной унифицированной форме. Специалисты служб делопроизводства ФОИВ прекрасно понимают это направление работ и надеялись получить регламентированные требования, содержащие как минимум структуру электронного документа в информационной системе или набор его обязательных реквизитов/атрибутов, компонент и соответствующих метаданных с учетом информационной безопасности и взаимодействия с МЭДО. Однако подобных системных положений утвержденные Требования пока не содержат.
    В то же время в процессе мониторинга документооборота, проведенного ВНИИДАД в 2011 году, о наличии утвержденных еще в 2010 г. форм документов и планах их дальнейшей разработки сообщили более 14% федеральных органов-объектов наблюдения. А Министерство здравоохранения и социального развития РФ дало сведения, что в связи с разработкой новой версии СЭД им созданы и применяются 230 типовых унифицированных форм писем-ответов на обращения граждан, которые будут использоваться в электронном виде, т.е. как электронные шаблоны для составления и оформления документов. Более 50 типовых унифицированных форм для переписки и для внутренних коммуникаций применяют Федеральная служба судебных приставов, Федеральная миграционная служба и другие ведомства.
    Развитие технологии ввода документов в СЭД на базе их унифицированных типовых форм (электронных шаблонов) подтверждают запросы практики, но в утвержденных Требованиях как приоритетная рассматривается технология сканирования при вводе документов в СЭД, увеличивающая общий объем документооборота за счет получаемых электронных образов/копий.

Это нормативный документ?!

Регистрация Минюстом России приказа Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований...» придает им статус действующего нормативного документа. Но в тексте приказа не содержится каких-либо обязательных государственных предписаний, рассчитанных на многократное применение, указаний об обязательности исполнения Требований, закрепления ответственности за методическое руководство их применением и ответственности за неисполнение. Сами Требования представляют собой технологический документ, причем часть текста не содержит норм и правил прямого действия, а отсылает к нормативным правовым актам, в т.ч. более высокого уровня, и стандартам. Он изложен так, что по сути Требования можно отнести к актам рекомендательного характера. Как известно, подобные нормативные акты, а также технические акты в соответствии с разъяснениями Минюста России (приказ от 04.05.2007 № 88) не должны подлежать государственной регистрации. Кроме того, Минкомсвязи России может принимать нормативные правовые акты только для регулирования сферы информационных технологий : устанавливать требования к сетям и средствам связи, к формату данных в государственных информационных системах, по информационной безопасности информационных систем и т.п.

Тем не менее приказ Минкомсвязи № 221 и Требования государственную регистрацию прошли, несмотря на то, что делопроизводство и документооборот не находятся в сфере информационных технологий (т.е. в непосредственной зоне ответственности Минкомсвязи России). Ситуацию можно объяснить только тем, что по плану перехода на безбумажный документооборот, утвержденному постановлением Правительства РФ № 176-р, конечным результатом выполнения мероприятий по п. 2 устанавливалось издание приказа, а ответственным исполнителем по данному мероприятию было назначено Минкомсвязи России, а также тем, что Требования будут иметь межведомственный характер.

В тексте тематических разделов Требований оформлено 10 прямых ссылок, в том числе на нормативные правовые акты («... в соответствии с Указом...», «... в соответствии с Федеральным законом...»), несмотря на то, что в актах устанавливаются нормы и правила самого высокого уровня. Эти нормы высокого уровня как раз и нужно было конкретизировать в Требованиях, перевести их на уровень методики и технологии в процессе внедрения и применения информационных систем.

В то же время при перечислении процессов ДОУ, которые должна обеспечивать СЭД (п. 6), не упоминаются Правила делопроизводства, названия «процессов» не соответствуют технологии делопроизводства и профессиональным названиям делопроизводственных операций.

По тексту оформлена ссылка на базовый стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами (п. 9), но конкретизации и уточняющему определению в Требованиях подверглись только 2 из 4 закрепленных им общих характеристик документа, которые создаются, используются и хранятся в информационной системе (аутентичность и целостность документа).

Европейская спецификация MoReq (Model Requirements for the management of electronic records; Типовые требования к управлению официальными электронными документами) нигде в тексте Требований не упоминается даже в форме ссылки. Но одно из базовых понятий MoReq - «классификационная схема/иерархическая схема» информационной системы заимствовано именно из этого источника.

Вызывает сожаление, что не все действующие национальные стандарты Российской Федерации по управлению документами при разработке Требований были учтены. Так, классификация метаданных, на основе которой и строится система идентификаторов и справочников СЭД, устанавливается ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008; структура электронного документа (к п. 13 Требований) и поддержка версионности подробно раскрываются в официальном, зарегистрированном ФГУП «Стандартинформ» переводе стандарта МЭК 82045-1, устанавливающем принципы и методы управления документами с позиций информационной технологии, электротехники. А обязательность регламентации процессов создания документов при разработке требований к информационной системе (что практически не сделано в Требованиях) закрепляется стандартом ГОСТ Р ИСО 22310-2009.

Выделение специального раздела «Нормативные ссылки» не только облегчило бы восприятие всего последующего текста Требований, но и показало бы ту единую нормативную и методическую основу, на которой должны быть объединены действия специалистов делопроизводства и служб ИТ на пути продвижения к реальному безбумажному документообороту.

Этой консолидации способствовало бы и выделение специального раздела Требований, содержащего понятийный аппарат. Необходимо:

  • гармонизировать терминологию, ввести и определить понятия «реквизит», «поля/поле», «метаданные» , а
  • при перечислении конкретных реквизитов/полей электронного документа указывать еще одну их характеристику - является ли реквизит идентификационным.

Вместо этого были введены новые, отчасти просторечные названия делопроизводственных операций, не предусмотренные Правилами делопроизводства («доведение документа до пользователя СЭД» вместо «направление документа на исполнение или исполнителю», «списание документов в архив» вместо «организация текущего хранения», «хранение документов и обеспечение их сохранности», «передача дел в архив») , использованы «параллельные», но не синонимичные делопроизводственным понятиям «техницизмы» («запрет на создание», «отображение форматов файлов», «извлекать значения из полей, назначенных должностным лицом», «запрашивать у пользователя СЭД ввод обязательных метаданных», «наложение и снятие запрета на уничтожение раздела классификационной схемы», «возможность создавать, изменять или уничтожать сроки хранения», «назначение срока хранения», «количество сроков хранения» и т.п.) .

Структура текста Требований оформлена по правилам, предусмотренным для нормативных правовых актов ФОИВ. В Требованиях всего три раздела:

  1. Общие положения.
  2. Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ.
  3. Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения.

Разделы обозначены римскими цифрами, а нумерация всех пунктов - валовая, арабскими цифрами, т.е. по порядку номеров и без учета принадлежности пункта к разделу. Это соответствует .

Разделы Требований разработаны с разной степенью подробности, что можно считать допустимым. Но вот второй раздел не полностью отражает требования, установленные Правилами делопроизводства, и не соответствует их логике, это снижает значимость Требований как нормативного документа. Например, создание документов в СЭД в Требованиях системно не регламентируется (есть только краткий п. 11) и фразы о том, что СЭД «должна позволять поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до 100 лет» (п. 20, последний абзац, подп. «д») или «обеспечивать хранение всех электронных документов... за период не менее 5 лет» (п. 3) останутся лишь благим пожеланием.

К Требованиям не оформлены приложения, идентификаторы и классификаторы, которые в тексте упоминаются в общем виде.

Предмет регулирования

В отсутствие специального терминологического раздела Требований интерес представляет п. 1, закрепляющий определение понятия СЭД и отчасти - цель создания данного документа:

СЭД ФОИВ - это система автоматизации делопроизводства и документооборота, обеспечивающая возможность внутреннего электронного документооборота, а Требования определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти, а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ .

Данное определение не соответствует требованиям Правил делопроизводства (с изменениями от 07.09.2011) и отходит от установленной национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 современной (новой и не минимальной) концепции управления документами. СЭД, поддерживающая реализацию единых Правил делопроизводства во всех ФОИВ, должна рассматриваться как информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. Определение предметной сущности СЭД ФОИВ, приближающееся по смыслу к тому, что установлено Правилами делопроизводства, зафиксировано только в п. 4 Требований, причем СЭД рассматривается в этом определении как информационная система, предназначенная для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (как известно, черновик, проект вообще не рассматриваются в делопроизводстве в статусе документа, поэтому данное уточнение является излишним).

Сотрудники служб делопроизводства ФОИВ и профессиональное сообщество ожидали не минимального набора функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ (п. 1 Требований), а подробно разработанного и современного набора функциональных и технических требований, который позволил бы федеральным органам:

  • осуществить поэтапный переход на электронный документооборот с постепенным отходом от массового сканирования отправляемых и внутренних документов, а потом и документопотока поступающих документов,
  • обеспечить реальный безбумажный документооборот тех документов, которые ФОИВ включили в соответствующие перечни электронных документов,
  • выбрать направления эффективной модернизации уже действующих СЭД,
  • правильно внедрять механизм электронной подписи и
  • в полном объеме реализовать мероприятия, предусмотренные распоряжением Правительства РФ № 176-р.

В связи с этим так же неубедительно звучит п. 2 Требований о том, что они распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД . Анализ показывает, что оценить СЭД (при выборе системы) по техническим, нефункциональным критериям позволяет только п. 3 Требований, а функциональные критерии выбора давно сложились на рынке и учитываются и ИТ-компаниями, предлагающими программные продукты, и федеральными органами, проводящими соответствующие закупки.

Следует заметить также, что уровень требований к СЭД на практике достаточно высок, почти все ФОИВ в 2011 году имели ту или иную, в т.ч. промышленную СЭД. Судя по анкетам мониторинга, даже те федеральные органы, которые ответили, что не имеют собственной системы, фактически использовали рабочие места СЭД вышестоящего министерства (распределенная система отрасли) или СЭД, «унаследованные» от ФОИВ-предшественников, подвергшихся реструктуризации в ходе этапов административной реформы последних лет. Пожалуй, только в Федеральном архивном агентстве СЭД реально отсутствует.

Таким образом, целью разработки Требований должна была стать модернизация в области внедрения информационных систем в делопроизводство на базе единых нормативных, методических и технических норм, параметров и требований, что и подразумевалось Планом мероприятий Правительства.

Общие нефункциональные требования к СЭД

Полезным пунктом Требований, «выравнивающим» технические требования и достаточно влияющим на рынок СЭД, является п. 3, в котором закреплены имеющие рекомендательный характер требования к производительности СЭД, ее надежности и к защите информации в СЭД.

Безусловным является требование масштабируемости СЭД в ФОИВ, т.к. в федеральных органах СЭД в последнее время проектируются как распределенные системы коллективной работы, в которых работают сотрудники центрального аппарата, территориальных органов, подведомственных предприятий и т.п.

Показатели производительности в этом случае во многом будут зависеть от факторов, не относящихся собственно к СЭД, - степени загрузки сети, ее пропускной способности, конфигурации и загрузки серверных ресурсов. Доступ к СЭД в течение не более 3 сек. , конечно, будет приветствоваться пользователями, но вот службе делопроизводства надо знать, что этот норматив и норматив доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа («входная» форма, электронная карточка документа), - не более 5 сек. , - могут повлиять на нормы выработки, на расчеты численности сотрудников на участке регистрации/ввода документов в систему, на оценку эффективности работы и т.п. Опыт «лучших практик» показывает, что указанные технические требования, а также требования об ограничении времени простоя системы и ограничении времени на восстановление документа из резервной копии обычно устанавливаются в конкретном соглашении об уровне сервиса (Service Level Agreement; SLA), которое заключает «владелец» СЭД, т.е. служба делопроизводства, с ИТ-подразделением, осуществляющим системное администрирование, причем конкретные значения нормативов/измерителей из года в год стремятся к уменьшению, оптимизируются.

Автоматическое уведомление пользователя СЭД ФОИВ о сбое в системе , на наш взгляд, не должно формулироваться как отдельное техническое требование, а может быть упомянуто как опция, одна из возможностей в общем механизме уведомлений и напоминаний пользователям системы, которую СЭД ФОИВ, конечно же, должна иметь.

Рекомендуемые требования минимизации рисков потери электронных документов (не менее одной резервной копии) и коэффициент надежности СЭД (не менее 0,98) сегодня, наверное, можно признать достаточными, но вот для потоков документов федеральных органов , существующих исключительно в электронной форме, эти значения коэффициентов необходимо усилить. Тем более что технические нормы можно сформулировать и на иные показатели функционирования СЭД, и на каждый показатель могут устанавливаться свои нормы / их границы (коэффициент потери и коэффициент ошибок с границами «не более», «не менее», время отклика узла связи в центре, в территориальном органе и т.п.), а на основе технических норм можно рассчитывать значения показателей надежности СЭД не в общем виде, а по реальным документопотокам. Это особенно важно для модернизации СЭД ФОИВ на этапе проектирования, когда разрабатываются мероприятия по выполнению требований к надежности, а также на этапе контроля за показателями нагрузки системы и анализа технических неисправностей. Необходимо иметь в виду, что еще специально устанавливаются и контролируются значения показателей надежности сети связи. А в целом компании-производители программных продуктов могут представить и гораздо большее число оценочных показателей и характеристик для выбора СЭД.

Требование к объему базы данных для хранения электронных документов за период не менее чем 5 лет является, скорее, функциональным требованием, «архивным». Здесь следует уточнить, что хранить необходимо и электронные образы, т.е. копии документов, получаемые в результате сканирования, а также учесть тот факт, что документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив ФОИВ не передаются (п. 34 Правил делопроизводства). Действительно, пятилетний срок хранения имеют в основном документы оперативного значения, которые могут создаваться, использоваться и храниться в самой СЭД исключительно в электронной форме. Кстати, это положение позволит требовать в рамках организационно-функциональной архитектуры СЭД создания хранилища для оперативного/текущего хранения собственно электронных документов. Отдельное хранилище должно быть предусмотрено для тех электронных копий документов, проекты которых создавались, согласовывались и дорабатывались в СЭД, но по методологии выбора носителя (ИСО 15489:2001, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) их оригиналы/подлинники должны быть подписаны и зарегистрированы (идентифицированы в системе) в бумажной форме, т.к. подлежат постоянному или долговременному хранению. На базе этого хранилища может быть организован фонд пользования для направления документов на исполнение, трансляции информации и документов сотрудникам организации, ее активного использования в текущей деятельности, а далее - в качестве такого же уже созданного фонда пользования он может использоваться в архиве, в который переданы оригиналы документов в бумажной форме. К сожалению, методология стандартов по управлению документами не выявляется даже в достаточно объемных пунктах 19 и 20, посвященных функциональным требованиям к СЭД.

Нефункциональные требования к информационной безопасности СЭД

Отдельного внимания заслуживает требование к защищенности СЭД, когда в ней предусматривается обработка служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1 Г (п. 3 раздела I).

При отсутствии соответствующей ссылки можно предположить, что данное требование основано на Руководящем документе «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации», утвержденном Государственной технической комиссией при Президенте РФ 30.03.1992 (далее - Руководящий документ).

Руководящий документ установил классификацию автоматизированных систем, в которой обрабатывается конфиденциальная информация, т.е. информация, доступ к которой ограничивается федеральными законами. Определяющими признаками классификации являются:

  • наличие в автоматизированной системе информации различного уровня конфиденциальности;
  • распределение полномочий и уровни доступа к конфиденциальной информации;
  • индивидуальный или коллективный режим обработки информации в системе, что могут поддерживать все современные СЭД.

Класс защищенности 1 Г предполагает, что в СЭД должны быть четко выделены:

  • подсистема управления доступом,
  • подсистема регистрации и учета пользователей, программ, транзакций, включая учет доступа к защищаемым файлам, передачу их по каналам связи,
  • учет доступа к самим каналам связи,
  • учет полномочий/прав доступа,
  • учет носителей информации в части «очистки освобождаемых областей оперативной памяти» и внешних накопителей, т.е. учет уничтожения документов (по ИСО 15489:2001).

СЭД должна иметь также подсистему обеспечения целостности программных средств и обрабатываемой информации, а вот наличие криптографической подсистемы (шифрование и использование аттестованных/сертифицированных криптографических средств) класс системы 1 Г не предусматривает. В связи с этим в более четких пояснениях в разделе III Требований нуждается вопрос о применении в СЭД ФОИВ усиленной электронной подписи .

Хотелось бы заметить, что Руководящий документ предписывает регистрацию и учет выдачи печатных (графических) выходных документов . Это требование вполне соотносится с современным проектом рекомендаций Европейской экономической комиссии от 2010 года № 37 о том, что подписанный цифровой (т.е. электронный) документ - это цифровой документ, который может быть представлен в качестве доказательства, а если цифровой документ подлежит распечатке, он должен содержать дополнительные данные, благодаря которым читатель мог бы проверить его подлинность и целостность . Кроме того, оно объясняет практические потребности служб делопроизводства, которые при выборе или разработке СЭД заказывают счетчики бланков, счетчики печати документов определенного вида, в т.ч. имеющих гриф «Для служебного пользования». К сожалению, раздел III Требований этих вопросов не затрагивает, притом что общеизвестные положения излагаются в пространных и объемных пунктах 30-32.

Раздел III Требований, содержащий требования к СЭД в аспекте информационной безопасности, можно считать достаточно актуальным, за исключением попытки установить в техническом документе организационные и функциональные задачи деятельности ФОИВ . Например, п. 26 говорит, что СЭД ФОИВ должна обеспечивать доступ к документам в соответствии с политикой безопасности, но для ФОИВ политика безопасности или политика управления документами не установлены в качестве обязательных организационных документов. Полномочия администратора СЭД ФОИВ должны быть зафиксированы в должностном регламенте должностного лица ФОИВ (п. 29), но этот вопрос решается в административных регламентах организации внутренней деятельности ФОИВ и не может являться предметом регулирования в данных Требованиях технического характера.

При определении ролей пользователей в системе и определении прав доступа необходимо также учитывать Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), в связи с которым на документах оформляется пометка/гриф «Для служебного пользования». Вид тайны (соответствующее ограничение доступа и гриф) должны определять владельцы управленческих процессов/функций, т.е. руководители организации или структурных подразделений, но никак не администратор СЭД.

Основные нормативные предписания в области ДОУ

Описанию процессов документационного обеспечения управления (ДОУ) в СЭД ФОИВ посвящен раздел II Требований. Но для разработки и внедрения СЭД в этом документе лучше было бы закрепить требования к СЭД, которые позволили бы реализовать технологию, уже описанную в:

  • федеральном законодательстве об электронной подписи,
  • Правилах делопроизводства ФОИВ,
  • инструкциях по делопроизводству федеральных органов, которые разрабатываются (и согласовываются с Росархивом) на основе единого методического документа общегосударственного уровня - Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

При такой достаточности единой нормативно-методической базы вызывает удивление, что в п. 6 Требований еще раз закрепляются процессы документационного обеспечения в СЭД , к которым отнесены:

  • комплекс действий по сохранению документа или сведений о нем в СЭД, определяющих место документа в СЭД и позволяющих управлять им , т.е. фактически формулируется предметная сущность определения «ввод» документа, не соответствующая стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, который устанавливает более полное описание методов включения документа в СЭД (п. 9.3);
  • доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ (здесь должен подразумеваться развитый механизм напоминаний и уведомлений или просто механизм настройки маршрутов направления документа на исполнение, на рассмотрение руководству организации или непосредственно в структурные подразделения исполнителям);
  • согласование документа (необходима регламентация требований к организации внутреннего согласования документов в СЭД и внешнего согласования, т.к. обе эти формы согласования предусмотрены Правилами делопроизводства);
  • подписание документа (наверное, до завершения создания инфраструктуры, обеспечивающей в полной мере реализацию федерального законодательства об электронной подписи, не следует ожидать конкретных требований к подписанию документов в СЭД или во взаимодействующей МЭДО);
  • фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД и включающих как действия пользователей, так и действия администраторов СЭД (это системный процесс, не относящийся к операциям документационного обеспечения управления);
  • передачу документов (отправку) (это традиционная и важная делопроизводственная операция, но ее регламентация без определения требований к операции приема документов, в т.ч. по каналам электросвязи и другим, включая почту и фельдъегерей, выглядит неубедительно. Кроме того, п. 42. Правил делопроизводства устанавливает, что прием и отправка документов осуществляются службой делопроизводства, т.е. эти операции рассматриваются как связанные, к тому же именно служба делопроизводства проверяет подлинность электронной подписи полученного документа (п. 41), а п. 23 предусматривает и передачу документов в пределах подразделений ФОИВ, т.е. внутренние маршруты движения. Но в Требованиях почему-то сказано только об отправке документов). Кстати, в п. 16 Требований упоминается «оригинальная» норма, согласно которой СЭД должна обеспечивать печать конвертов и списка рассылки исходящих/отправляемых документов, в то время как СЭД должна бы обеспечивать прежде всего электронное взаимодействие, а если уж и печатать, то не конверты, а наклейки на них на основании списка адресатов, и не только список рассылки, но и опись отправляемой корреспонденции по типовой форме, установленной Почтой России);
  • хранение и учет документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив (несколько задач сформулированы в одном подпункте как одна многоаспектная задача, кроме того, последнее название не является термином делопроизводства и архивного дела).

Таким образом, предполагается, что СЭД в соответствии с Требованиями не должны и не смогут поддерживать в полном объеме делопроизводственные операции, установленные Правилами делопроизводства , которые говорят (п. 41), что документы ФОИВ создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота .

Именно Правила делопроизводства закладывают основные функциональные требования к СЭД - системы должны быть лишь средством/инструментом документирования, «транспортом», обеспечивающим маршрутизацию документопотоков, и, наконец, «хранилищем», обеспечивающим не только оперативное хранение документов и учетно-справочного аппарата к ним, но и более длительное хранение электронных документов (до 10 лет включительно; п. 34 Правил делопроизводства).

Вопросы создания документов, на наш взгляд, должны рассматриваться в самом начале Требований с учетом всех норм Правил делопроизводства и приложения к ним, а не в кратком п. 11, который не конкретизирован, а содержит только прямую ссылку на Правила делопроизводства.

Классификация документопотоков (п. 7 Требований) в основном проведена верно и соответствует Правилам делопроизводства и практике межведомственного электронного взаимодействия ФОИВ с использованием систем СМЭВ и МЭДО. Но, к сожалению, применение на практике отдельных шлюзов и хранилищ СЭД ФОИВ для приема и обработки электронных сообщений и документов, полученных по электронной почте, не нашло отражения и развития в подп. 7 «д» Требований.

В регламентации процессов включения документов в СЭД ФОИВ (п. 6, 8, 10, 13) нашли отражение требования к управлению документами, установленные ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Однако в п. 8 и 10 упоминается перечень документов, для которых установлен запрет на создание электронного образа . Необходимость его разработки или утверждения в составе инструкции по делопроизводству ФОИВ Правила делопроизводства не предусматривают. На наш взгляд, более четкий запрет должен быть установлен на сканирование прежде всего внутренних документов , в результате которого создаются электронные образы/копии уже созданных в бумажной форме документов.

Более четко должно быть сформулировано и требование о создании документов в СЭД ФОИВ исключительно в электронной форме в соответствии с перечнем электронных документов (прошедшим согласование с Росархивом и утвержденным руководством ФОИВ), о котором в Требованиях не говорится, а федеральные органы затратили достаточно ресурсов на разработку подобных перечней.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 устанавливает более полный перечень характеристик документа, который создается, используется и хранится в информационной системе , чем те, которые должна обеспечить СЭД ФОИВ в соответствии с п. 9 Требований. Во-первых, должны быть установлены требования к структуре электронного документа (перечисления форматов файлов в п. 12 Требований недостаточно), а, во-вторых, характеристики аутентичности документа, достоверности , целостности и пригодности для использования являются взаимосвязанными и взаимозависимыми, поэтому не следует делать обязательными только две, а остальные опускать.

Наряду с функциональными требованиями в разделе II устанавливаются и собственно технические требования к СЭД (фиксация даты и времени всех транзакций, системное протоколирование и обеспечение сохранности системных протоколов в течение сроков хранения самих документов, требования настройки интерактивного интерфейса, поддержка версионности проектов документов и другие), которые в большинстве своем соответствуют международным стандартам по управлению документами.

Заключительные пункты раздела II Требований (п. 19 и 20) мы прокомментируем кратко, т.к., по нашему мнению без выделения хранилищ в организационно-функциональной архитектуре СЭД и без четкой регламентации правил создания документов только в ней не имеет смысла устанавливать какие-либо требования к хранению документов в системе. Так и получилось, что достаточное количество формулировок в этих пунктах закрепляет действия предметного (функционального) администратора системы, т.е. службы делопроизводства, а не системные требования. СЭД не может сама «создавать» срок, «выделять документы к уничтожению» и «уничтожать» их, «предусматривать в сроках хранения минимальный набор вариантов действий» с документами, «ограничивать количество сроков хранения» и т.п. Эти операции будет осуществлять предметный администратор системы (ответственный за архив), разрабатывая соответствующие справочники, классификаторы и устанавливая алгоритм их функционирования. СЭД должна поддерживать, но не может сама автоматически проводить экспертизу ценности документов, их уничтожение.

Требование создания документов, оформляющих процедуру передачи документов в архив (подп. 20 «д»), сформулировано неполно, т.к. в виде отчетов из СЭД необходимо получать еще по установленной форме и внутренние описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу.

Интерес представляет только излишнее, на наш взгляд, требование о соответствии классификационной схемы СЭД ФОИВ (п. 19 Требований) разделам и подразделам номенклатуры дел , которая для ФОИВ разрабатывается как классификатор структурного типа (п. 29 Правил делопроизводства). Это требование определяет зависимость организационно-функциональной структуры СЭД от организационной структуры самого федерального органа, которая меняется достаточно часто (ведь административная реформа продолжается), и эта зависимость не является функциональной и оптимальной, т.к. СЭД должна поддерживать прежде всего процессы работы с документами и взаимодействие внутри ФОИВ, а не конкретные структуры.

Краткие выводы

Таким образом, рекомендации Требований Минкомсвязи являются нормативным документом, подлежащим тщательному изучению и проверке на соответствие требованиям Правил делопроизводства, которые для ФОИВ обязательны! Сами Требования не могут в полной мере поддерживать нормы и правила выполнения делопроизводственных операций, установленные Правилами делопроизводства и разработанными на их основе ведомственными инструкциями по делопроизводству в ФОИВ.

Требования представляют собой интересный документ, который имеет статус нормативного, но фактически не может в настоящем виде применяться, т.к. требует развития, уточнения и конкретизации в контексте полного и реального соответствия Плану мероприятий, утвержденному распоряжением Правительства № 176-р.

И еще одно важное замечание: Требованиям в настоящее время не может соответствовать ни одно из готовых решений СЭД, предлагаемых на отечественном рынке.

Сноски

Свернуть Показать


Масштабируемость . Система документооборота должна поддерживать значительно изменяющееся количество пользователей, её способность наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Распределенность . Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, например, офис работает по выделенной линии, пригородный склад – по сельской телефонной линии.

Модульность . Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость . Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО : ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню.

Особенности организации хранения документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Количество уровней вложения при хранении документов не должно быть ограничено. Один и тот же документ должен иметь возможность входить в состав нескольких папок и полок. В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами.



Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за собственно документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно.

Разграничение доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом, право редактировать, но не уничтожать документ, право создавать новые версии документа, но не редактировать его, право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии, право читать документ, но не редактировать его, право доступа к карточке, но не к содержимому документа, полное отсутствие прав доступа к документу, полное протоколирование.

Наличие утилит просмотра документов разных форматов: в состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотрщики – viewers), понимающие десятки форматов файлов.

Аннотирование документов . Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они должны иметь возможность его аннотирования, добавления комментариев, поправок, примечаний.

Поддержка различных клиентских программ . Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС семейства MS Windows различных поколений и платформ, иногда – платформ UNIX/Linux и Macintosh. Кроме того, практически все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы (броузеры).

Состав СЭД

При автоматизации документооборота надо изначально различать:

(а) внедрение приложений , автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и (б) внедрение платформы для подобной автоматизации.

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач. Рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации документооборота, включающую в себя максимальное количество функций. Естественно, любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для конкретной организации.

5.6.1 Приложенияавтоматизации документооборота

Приведём примеры конкретных процессов, задач, решаемых данными приложениями:

· регистрация корреспонденции;

· согласование и утверждение;

· контроль исполнения документов и поручений;

· автоматизация договорного процесса;

· оформление командировок;

· внутренний информационный портал;

· контроль знаний работников; и т.д.

Очень часто функции обработки документов являются частью бизнес-процессов, уже автоматизированных на данном предприятии с помощью различных программных технологий. Поэтому необходимо проследить за отсутствием дублирования и совместимостью. Примеры таких задач:

· формирование документов в бюджетном процессе;

· процесс публикаций и наполнения сайта;

· отслеживание обработки накладной за границами складского учета;

· контроль и уведомление в приложении управления контактами;

· документооборот при управлении проектами;

· утверждение платежных документов; и т.д.

Расскажем, какие критерии нужно учитывать при выборе СЭД, чтобы выбрать максимально подходящую программу и не допустить проблем при ее внедрении!

Система электронного документооборота (СЭД) не просто опция, а необходимое решение для контроля и защиты документов в вашей организации. Продуктивность вашего бизнеса будет зависеть от выбранной вами СЭД. Чтобы сделать грамотный выбор СЭД, выясните требования, которым она должна соответствовать и подготовьтесь к проблемам, с которыми можно столкнуться при ее внедрении.

Каким требованиям должна соответствовать СЭД?

Функциональные требования

Общие:

  • Обеспечение создания электронных документов.
  • Возможность добавления комментариев к документам.
  • Создание связей между документами.
  • Управление проектами документов (согласование, подпись).
  • Контроль исполнения документов.
  • Обеспечение отчетности и анализа.
  • Обеспечение печати электронных документов, метаданных.
  • Коллективная обработка документов.
  • Поиск документов.
  • Хранение и классификация документов.
  • Отправка уведомлений и оповещение пользователей.

Специальные:

  • Создание дискуссий по документам.
  • Сравнение содержания документов (в том числе графических).
  • Возможность комментировать содержание с помощью выделения в тексте.
  • Импорт документов из унаследованных систем документооборота.
  • Публикация определенных видов документов на портале.

Требования по интеграции

Общие:

  • Интеграция с корпоративной почтовой системой, MS Office.
  • Интеграция с LDAP.

Специальные:

  • Интеграция с системами ERP\CAD\CRM\OCR.
  • Синхронизация данных справочников с различными системами (по времени, по событию).
  • Формирование протокола/сообщения о загруженных/незагруженных объектах при синхронизации справочников.

Требования по безопасности

Общие:

  • Возможность получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией.
  • Возможность блокирования работы отдельных пользователей.
  • Управление правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям.
  • Возможность определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения НСД.
  • Поддержка интегрированной доменной аутентификации.
  • Поддержка рабочего места администратора безопасности и необходимые средства оперативного контроля и воздействия.
  • Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Специальные:

  • Проверка ЭЦП на любом документе.
  • Вывод водяных знаков при печати документов.

С какими проблемами можно столкнуться при внедрении СЭД?

  • Непонимание: «зачем нам нужна СЭД?». Бывает так, что персонал не до конца понимает, зачем внедряется СЭД, и поэтому не заинтересован в ее использовании. Когда половина сотрудников работает с использованием СЭД, а половина – нет, задержки и потери остаются, что снижает эффективность в разы и тормозит формирование единой централизованной системы.
  • Нежелание обучаться новому. Проблема возникает, когда сотрудники не хотят отказываться от привычного метода работы и осваивать новый, боясь излишнего контроля своей деятельности со стороны руководства.
  • Фактор директора «светского типа». Нежелание работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
  • Придание электронному документу юридической силы. С момента появления ЭЦП стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Но зачастую правовые документы вызывают беспокойство, и руководство требует сопровождать их бумажными копиями с «реальной подписью».
  • Взаимодействие с «бумажным» миром. Чаще всего информация поступает из других организаций на бумаге. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира попали во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого приходится приобретать сканеры.

Преимущества, которые дает СЭД стоят того, чтобы решить эти проблемы.

Узнайте за 10 минут, насколько эффективно работает система электронного документооборота в «1С» - смотрите видео!

Любая система документооборота , независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота , определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД) , которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование - это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно.

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции - аутентификацию и авторизацию. Аутентификация - это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы - аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны - LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных - это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов - договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) - 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта - 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла - это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций. Существует несколько возможных способов проведения архивации - запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами - упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это - репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации - это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы - пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота.

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь Дата Операция Комментарий
Иванов 10.10.02 Создание Документ создан
Сидоров 12.10.02 Создание копии По приказу №5.783.3
Петров 15.10.02 Создание резолюции Вместо Сидорова

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями - часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. Система документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

Работа с бизнес-логикой

Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами - рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов - от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.

Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.

Требования к ресурсам системы документооборота

Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта - насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Стоимость продукта и его внедрения

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом - это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Удобство сопровождения системы документооборота

Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение - это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом будет предоставляться подобная поддержка - по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы - это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Удобство в использовании

Удобство в использовании - это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ в электронном виде - сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

Например, есть два варианта создания нового документа.

  1. Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов.
  2. Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная

Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.

Обобщенный список требований

Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям к корпоративной системе документооборота.

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

  • защищенность протокола связи
  • интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей
  • возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
  • организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

3. Разграничение прав доступа к документам

  • возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
  • делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

  • зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

2. Поиск документов

  • поиск по полям документа
  • контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

3. Архивация документов

  • вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

  • только для чтения
  • с возможностью сохранения изменений

Работа с документами

1. Работа с типами документов

  • создание новых типов
  • наличие конструктора форм
  • справочные (подстановочные) поля
  • история документа
  • отслеживание версий документов

2. Конвертация документов

  • сканирование
  • импорт из других форматов файлов

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

2. Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам

1. Операционная система

  • необходимость приобретения сторонней СУБД

3. Зависимость от сторонних продуктов

  • наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

4. Аппаратная часть

  • производительность компьютеров

Стоимость продукта

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

  • СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

  • соответствие документации текущей версии продукта
  • наличие электронных обучающих материалов
  • освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

  • доступность управляющих элементов
  • количество элементарных операций для выполнения действий

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

поддерживать технологию HSM;

протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

территориально распределенные организации;

алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

наличие выделенного сервера приложений;

наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

интеграция со средствами потокового ввода документов;

интеграция с офисными приложениями;

интеграция с электронной почтой;

наличие развитого программного интерфейса (API);

интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Создание компонентов систем электронного документооборота

Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.

Рис. 4

В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.

Поделиться с друзьями:
Что еще почитать

Все права защищены, 2024 г.

Copyright © 2024 Информационно-справочная система.