Заполняется т 2. Личная карточка работника — заполняем правильно. Какие сведения содержит

Все сведения о работнике кадровик обязан исправно вписывать в бланк Т-2. Личная карточка работника заводится на каждого наемного труженика:

• предприятиями, независимо от формы собственности;
• индивидуальными предпринимателями.

Какие сведения содержит

Т-2 (так коротко называется описываемая форма) утвержден в 2004 году (Постановление Госкомстата № 1 от 0.01.04). На практике используется три бланка:

• общий;
• Т-2 ГС используют для учета сведений о муниципальных и государственных служащих;
• с помощью Т-4 сохраняют сведения о научно-педагогических работниках.

Важно: распечатывать форму необходимо по следующим правилам:

• на картоне;
• используя двустороннюю печать.

Описываемая форма составлена из нескольких блоков:

1. Персональные данные.
2. Сведения о воинском учтете.
3. Прием на службу и продвижение (перевод).
4. Информация о прохождении аттестации.
5. Профессиональная переподготовка.
6. Награждение.
7. Сведения об отпусках.
8. Социальные льготы.
9. Дополнительная информация.
10. Увольнение.

Требования по оформлению тружеников необходимо соблюдать в точности:

• форма персонального учета по закону хранится 75 лет;
• по завершении деятельности ИП она должна быть передана в архивное учреждение, так как является доказательством трудоустройства человека.

Внимание: карта заводится исключительно для основных работников. Совместители не обеспечиваются формой для отдельного учета.

Скачать для просмотра и печати:

Особенности заполнения

Данные в форму вносятся согласно строгим правилам:

1. Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
2. Последующие - в процессе работы.
3. Данные необходимо брать из официальных документов.
4. Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.

Образец заполнения карточки

Образец заполнения карточки. Этап 2.

Основания для внесения информации

При заполнении Т-2 необходимо основываться на таких бумагах:

1. паспорт работника;
2. документы, оформляемые при приеме на службу:
   • договор;
   • приказ;
3. трудовая книжка человека;
4. иные документальные подтверждения стажа;
5. СНИЛС;
6. диплом о полученном образовании (аттестат);
7. военный билет;
8. свидетельства о прохождении:
   • курсов повышения квалификации;
   • переаттестации;
   • иное;
9. приказы:
   • по личному составу;
   • об отпусках;
10. дополнительные (в некоторых случаях).

Персональные данные

Необходимо переписать информацию из документов работника:

• паспорта;
• диплома;
• других (по необходимости).

Для справки: в графе о знании иностранного языка пишется на выбор (со слов труженика):

• свободно владеет;
• может объясниться;
• переводит со словарем.

Сведения о стаже (пункт 8) необходимо взять из трудовой книжки и иных предоставленных документов. Кадровик обязан подсчитать его точно, так как информация влияет на величину больничных начислений и иные выплаты.

Тонкости внесения общих сведений

К особенностям вписывания персональной информации кадровики относят следующие:

1. Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
2. Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
3. Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
4. ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
5. Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
   • регистрации;
   • проживания.

Кодировка проставляется на основании справочников. Доступ к ним должен обеспечить кадровику работодатель:

• ОКАТО - шифр населенного пункта;
• ОКИН - гражданство:
  • 1 - российское;
  • 2 - двойное;
  • 3 - иностранное;
  • 4 - отсутствие гражданства.
• ОКСО и ОКПДТР - шифры специальности (по диплому).

Сведения о воинском учете

Заполнение раздела 2 основывается на действующем законодательстве в отношении воинского уче та граждан:

• Если человек является офицером запаса, то п. 1 не заполняется.
• В пункте 3 следует полностью написать состав:
  • командный;
  • рядовой;
  • матросы и так далее.
• Годность к несению воинской обязанности (пункт 5) обозначается следующим образом:
  • А - полностью годен;
  • Б - годен с незначительными ограничениями;
  • В - ограниченно способен;
  • Г - временно не годен.

• Пункт 7 разделен на две строки:
  • «а» необходимо заполнить, когда военнослужащий запаса имеет мобилизационное предписание;
  • в «б» вносятся сведения о бронировании за организацией на период военного положения.

Важно строго соблюдать законность записей в форме. А это означает следующее:

1. Сведения о приеме и увольнении должны вписываться:
   • строго формулировками соответствующих приказов;
   • иметь реквизиты распорядительного документа;
   • рядом ставится подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с текстом.
2. В графе «Аттестация» самой важной строкой является «Решение комиссии»:
   • текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
     • соответствует должности;
     • не соответствует (рекомендации);
   • рядом вписываются реквизиты документа-основания.
3. Информация о повышении квалификации фиксируется согласно полученному по ее результатам документу (с реквизитами).
4. В раздел о наградах заносятся все сведения:
   • о поощрениях;
   • о благодарностях;
   • о присвоении почетных званий и другое.
5. В разделе о социальных льготах указывается наименование документа, свидетельствующего о наличии у труженика преференций любого уровня.
6. Графа «Дополнительные данные» чаще всего не используется. В нее вносят рабочие пометки, необходимые для внутреннего учета (если таковой ведется).

Раздел об отпусках

В данной части формы необходимо фиксировать все дни отдыха, предоставленные работнику в соответствии с приказами. Указываются:

• даты начала и окончания;
• вид отпуска;
• периоды, за которые он предоставлен;
• реквизиты соответствующего приказа;
• корректировочные сведения (если человека отозвали из отпуска или он завершен ранее намеченной даты по иной причине).

В данной части фиксируются следующие отпуска (или их части):

• основной;
• дополнительный;
• за своей счет;
• по уходу за ребенком.

Хранение карточек

Все заполненные формы являются официальными документами. Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).

Для справки: после увольнения человека его форма передается в архив предприятия по акту.

Посмотрите видео о заполнении формы Т-2

Узнайте, что это за документ и как правильно его оформить. Скачайте самое нужное: форму № Т-2, разные фрагменты личной карточки и дополнение к ней.

В статье

Скачайте документы по теме:

Как работать с личной карточкой

Документ заводят при приеме на работу нового сотрудника. В нем заполняют 11 разделов, отражающих личную информацию и сведения о профессиональной деятельности, дублируют записи, внесенные в трудовую.

Заведите карточку по форме Т-2 в течение недели после приема на работу нового сотрудника. Заполните в документе одиннадцать разделов. В них отразите личную информацию и сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Дублируйте в карточке записи в трудовой.

Личная карточка работника - документ, который нужно вести на протяжении всего периода действия трудовых отношений. При расторжении трудовых отношений закройте карточку, но продолжайте хранить в компании.

У каких организаций должна быть личная карточка

Заполняйте указанный документ независимо от организационно-правовой формы вашей организации. Форма такого документа утверждена постановлением Госкомстата от 05 января 2004 года под № 1 (далее - Постановлением). При заполнении руководствуйтесь краткими комментариями, приведенными в указаниях, утвержденных Постановлением.

Личная карточка работника форма Т-2 применяется в организациях госсектора в обязательном порядке.
Если вы работаете в коммерческой компании, применяйте карточку унифицированного образца или самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Унифицированные бланки с 1 января 2013 года можно не применять. При этом учитывайте, что бланки, разработанные в компании, должны содержать целый ряд обязательных реквизитов.

Когда нужно заполнить форму Т-2 личная карточка работника (бланк)

Законом не установлены сроки, в течение которых кадровик должен заполнить личные карточки сотрудников по форме Т-2 или бланки по самостоятельно разработанному образцу.

Оформите документ в течение одной недели с момента приема сотрудника на работу. Основание: пункты 10 и 12 Правил, которые утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

С записями ознакомьте сотрудника под подпись.

На основании каких документов нужно вносить записи

1. Приказ о приеме на работу.
2. Трудовая книжка.
3. Паспорт.
4. Документ об образовании.
5. Военный билет, если сотрудник военнообязанный.
6. Свидетельство о постановке на учет в налоговой.
7. Свидетельство государственного пенсионного страхования.
8. Другие документы. К примеру, водительское удостоверение, медкнижка, удостоверение, подтверждающее повышение квалификации и так далее.

Многие сведения не указаны в представленном перечне документов, но личная карточка сотрудника должна их содержать. Попросите сообщить их лично. Например, к такой информации относится контактный телефон, уровень владения иностранными языками, состав семьи, даты рождения родственников и так далее.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как

Личная карточка работника форма Т-2 (скачать)

Как заполнить личную карточку сотрудника по форме Т-2

Документ состоит из шапки и одиннадцати разделов:

1. Общих сведений.
2. Воинском учете.
3. Приеме на работу, переводах.
4. Аттестации.
5. Повышении квалификации.
6. Профессиональной переподготовке.
7. Наградах или поощрениях, присвоении почетных званий.
8. Отпусках.
9. Социальных льготах, на которые вправе рассчитывать сотрудник в соответствии с действующим законодательством.
10. Дополнительных сведениях.
11. Оснований для увольнения, расторжения трудового договора.

В каждом разделе присутствуют графы, вписывайте туда соответствующую информацию.

Личная карточка работника: образец заполнения шапки

Сверху указывайте полное, сокращенное наименование компании в соответствии с учредительными документами. В правом углу проставьте код по ОКПО. В графе «Дата составления» проставьте дату заполнения документа в следующем формате: 30.08.2019. В таблицу включите:

1. идентификационный номер налогоплательщика – ИНН;
2. номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
3. алфавит - внесите первую букву фамилии сотрудника;
4. характер работы, укажите - постоянно или временно;
5. вид работы: укажите, какая это работа - основная или по совместительству;
6. пол – мужской, женский.

Форма Т-2 личная карточка работника (образец заполнения)

В раздел «Общие сведения» включите персданные сотрудника. В правом углу в графу «Трудовой договор» внесите номер, дату трудового договора, который заключен с сотрудником.

Который для вас подготовила редакция «Системы Кадры». Подсказки помогут правильно оформить документ, внести соответствующие сведения в нужном формате.

Какие сведения вносить в специальные разделы личной карточки сотрудника

Раздел «Аттестация»

Заполняйте его, если в организации проводят аттестацию. Укажите дату проведения, внесите информацию о решении аттестационной комиссии, дату, номер протокола. В графу «Основание» впишите дату и номер выпущенного приказа об аттестации. В графе «Решение комиссии» укажите вынесенный вердикт. Например, повысить оклад, перевести на другую должность, направить на курсы повышения квалификации и так далее.

Раздел «Повышение квалификации»

Внесите сведения о повышении квалификации. Укажите, какие курсы прошел сотрудник: краткосрочные, длительные (свыше 100 часов). Внесите информацию о полученном документе.

Раздел «Профессиональная переподготовка»

Личная карточка работника (образец) содержит раздел о профпереподготовке. Сюда внесите информацию о присвоении дополнительной квалификации, о получении диплома.

Раздел «Награды (поощрения), почетные звания»

Укажите информацию о полученных наградах, поощрениях. Внесите номер и дату приказа, наименование наградного документа и дату выдачи. Например, указом Президента о присвоении почетного государственного звания. Все сведения дублируют информацию, внесенную в трудовую книжку.

Раздел «Отпуск»

Укажите все периоды отпусков. Причем вносите сведения не только об основном, но и о дополнительном, учебном, без сохранения заработной платы. Включите период работы, за который отпуск предоставлен, количество дней предоставленного отдыха, дату начала и окончания. В графе «период работы» указывайте рабочий год.

Унифицированная форма Т-2 личная карточка работника: раздел «Отпуск»

«Социальные льготы»

Заполните раздел, если сотрудник предъявил документы, подтверждающие право на получение социальных льгот. Это может быть удостоверение участника боевых действий, справка, подтверждающая инвалидность, рождение ребенка инвалида, документ, подтверждающий донорство и так далее.

«Дополнительные сведения»

Укажите те виды информации, которые не вошли в другие разделы. Например, это могут быть сведения о наличии у сотрудника водительских прав, загранпаспорта, об обучении, которое начато, но еще не окончено, и тому подобное.

«Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в организации, этот раздел не заполняйте. При увольнении укажите основания с учетом того, какая запись внесена в трудовую. В качестве основания внесите номер приказа, дату его выпуска, дату увольнения, подпись сотрудника и ответственного специалиста, например, кадровика.

Заполнение личной карточки работника Т-2 (образец): основания прекращения трудового договора

В которых разберется не каждый кадровик, поможет разобраться эксперт журнала «Кадровое дело». Из статьи вы узнаете, в какие разделы документа нельзя вносить изменения и что делать, если в графе об отпусках закончилось место.

Пример заполнения личной карточки работника

В июле 2018 года гражданин А.С. Кондратьев был принят на работу в организацию на должность старшего экономиста. Сотрудник являлся почетным донором, на этом основании имел право на получение социальных льгот. За период работы в компании Кондратьев был премирован за успехи в работе.

В ноябре 2018 года в компании провели аттестацию сотрудников. Комиссия пришла к выводу о его профпригодности.

В декабре 2018 года Кондратьев уволился по собственному желанию. Ответственным за ведение кадрового учета в компании назначена Е.Э. Громова. Она заполнила бланк Кондратьева.

Как внести изменения в унифицированную форму Т-2 личной карточки работника

Мы рассмотрели, как заполнить личную карточку работника. Нередко при оформлении документа кадровики допускают ошибки. Если ошибки допущены в самом начале, рационально завести новый бланк и внести в него верные записи. Но в случае, когда ошибка обнаружена спустя какое-то время, допустимо сделать исправления.

Для этого одной чертой зачеркните неверную запись и внесите правильную. Далее напишите «исправлено» и укажите дату исправления. Поставьте свою фамилию, имя, иные реквизиты, которые потребуются для идентификации. Попросите сотрудника поставить подпись об ознакомлении с исправлениями. Такой порядок исправлений приведен в положении пункта седьмого статьи 9 Закона от 06 декабря 2011 года под № 402-ФЗ.

Личная карточка работника: исправление неверной записи

Сколько хранится личная карточка сотрудника

В общем случае храните документы в течение 75 лет, если они были закончены делопроизводством до первого января 2003 года.

Если документы закончены делопроизводством после первого января 2003 года, храните их 50 лет.

Карточки, заведенные на госслужбе, не являющейся государственной гражданской службой, сохраняйте 75 лет независимо от их даты создания.

Такие сроки установлены статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ, статьей 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года под № 558.

Заведите карточку по форме Т-2 в течение недели после приема на работу нового сотрудника. Заполните в документе одиннадцать разделов. В них отразите личную информацию и сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Дублируйте записи в трудовой. Заполняйте указанный документ независимо от организационно-правовой формы вашей организации.

Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

• информация об образовании;
• информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
• личные сведения (адрес, состав семьи);
• данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
• данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.

Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

• ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
• преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).

Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Необходимые документы

Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:

• паспорт гражданина;
• приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
• обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
• если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
• документ, который подтверждает уровень образования;
• ИНН и СНИЛС;
• документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
• трудовой договор, оформленный с сотрудником.

Все документы предоставляются в виде оригиналов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.

Раздел I

Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:

1. Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
2. Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
3. В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
4. Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
5. Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
6. Пол обозначают заглавной буквой.
7. ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
8. Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
9. Гражданство прописывается кодом.

1. Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.

1. Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.

1. Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
2. Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
3. Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
4. Отметка о личной жизни также производится по кодам.

1. Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
2. Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.

Раздел II

В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.

А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.

Остальные разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:

1. Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
2. Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
3. Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
4. Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
5. В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
6. Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
7. Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
8. Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:

• информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
• данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
• документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).

При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.

Как вносятся изменения в карточку

Если со временем какие-либо сведения изменились, их нужно своевременно вносить в форму. Как правило, регламент предусматривает 14 календарных дней на внесение изменений . При этом новые данные вносятся точно так же, как и в трудовую книжку. Возможны два варианта:

1. Если заполняются ранее пустовавшие графы, работник должен подписать, заверив тем самым достоверность внесенной информации. Это касается первого и второго разделов.
2. Если изменились ранее зафиксированные данные, то нужно аккуратно перечеркнуть прежнюю запись и поставить новую. Например, если женщина вышла замуж, то старая фамилия зачеркивается, а сверху надписывается новая.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае помарок, большого количества исправлений, нечитаемости текста, порчи отдельных страниц или всей личной карточки работника, которая ведется по форме т2, допускается заведение нового документа, в который переносится вся информация из старого бланка.

Если сотрудник увольняется

В этом случае возникает необходимость внести записи в раздел XI . Здесь важно записать причину увольнения, причем формулировки должны точно цитировать статьи Трудового кодекса. Приводится дата увольнения – т.е. последний рабочий день сотрудника вне зависимости от того, выпал он на будний, праздничный или выходной день. Работник обязательно ставит подпись и расшифровку, а если сделать это невозможно (например, в случае смерти), то подпись ставит ответственное должностное лицо или близкий родственник с указанием степени родства или же представитель работника, действующий по доверенности (фиксируется ее номер и дата составления).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. После увольнения карточка сдается в архив, в котором должна храниться не менее 75 лет.

Пример заполнения

Реальный пример заполненной личной карточки работника, утвержденной по типовой форме т2 (первого раздела), выглядит так.

Личная карточка работника (форма Т-2) – информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.

Состоит документ из 4-х разделов, какие-то разделы нужно заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие-то дополняются в процессе работы.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)

Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовой договор ( или ).

Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.

В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.

В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.

В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.

Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.

Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Заполнение раздела №2 личной карточки работника

Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно: (нажмите для раскрытия)

• пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
• пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
• пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту», также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2

Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.

В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается .

Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата .

Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.

Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать защиту их персональных данных.

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов: